Zeitwirtschaftssystem für Produktion und Mitarbeiterplanung
Die NordWerk Metalltechnik GmbH ist ein mittelständischer Zulieferer für Maschinenbaukomponenten mit 480 Mitarbeitenden an zwei Produktionsstandorten in Süddeutschland. Das Unternehmen arbeitet in ei…
Veröffentlicht am Von ZENO Team
Ausgangssituation
Die NordWerk Metalltechnik GmbH ist ein mittelständischer Zulieferer für Maschinenbaukomponenten mit 480 Mitarbeitenden an zwei Produktionsstandorten in Süddeutschland. Das Unternehmen arbeitet in einem Drei-Schicht-System mit stark schwankenden Auftragsvolumina, saisonalen Spitzen und einer hohen Anzahl an tariflich geregelten Zuschlägen. Vor der Einführung der Digitalen Zeitwirtschaft wurden Arbeitszeiten, Schichtpläne, Abwesenheiten und Korrekturen in mehreren Insellösungen gepflegt: Stundenzettel in Excel, Schichtlisten als PDF und Freigaben per E-Mail.
Die Folge waren Medienbrüche, uneinheitliche Datenstände und ein hoher Abstimmungsaufwand zwischen HR, Fertigungsleitung und Payroll. Pro Monat mussten rund 1.200 Zeiterfassungsfälle manuell geprüft werden, darunter Schichttausch, Überstunden, Kurzarbeit und krankheitsbedingte Ausfälle. Besonders kritisch war die Abrechnung: Je nach Standort und Kostenstelle wurden Zuschläge unterschiedlich dokumentiert, was zu Rückfragen in der Entgeltabrechnung und zu Nacharbeiten kurz vor dem Payroll-Lauf führte. Die operative Planung war ebenfalls belastet, weil die Schichtbesetzung oft erst nachträglich konsolidiert werden konnte. Für ein Unternehmen dieser Größe war klar: Die bestehende Zeitwirtschaft war nicht mehr skalierbar.
Herausforderung
Das zentrale Problem war nicht nur die Erfassung der Arbeitszeit, sondern die fehlende Verknüpfung zwischen Zeitdaten, Mitarbeiterplanung und Payroll. Dadurch entstanden Verzögerungen bei der Einsatzplanung, fehleranfällige Übertragungen und ein hoher administrativer Aufwand. In Spitzenmonaten lagen bis zu 8 Prozent der Zeitdatensätze zunächst unvollständig oder widersprüchlich vor. Das führte zu manuellem Nachfassen, Korrekturschleifen und teilweise verspäteten Freigaben für die Lohnabrechnung.
Hinzu kam, dass Produktionsleiter ihre Schichten häufig auf Basis von Erfahrungswerten planten, ohne verlässliche Transparenz über verfügbare Kapazitäten, Qualifikationen und Abwesenheiten. Für HR und Payroll bedeutete das: hohe Abhängigkeit von einzelnen Fachkräften, geringe Auskunftsfähigkeit gegenüber Mitarbeitenden und ein erhöhtes Risiko für Fehlzahlungen. Auch die Einhaltung interner und tariflicher Regeln war erschwert, etwa bei Ruhezeiten, Mehrarbeit oder Vertretungsregelungen. Die Geschäftsführung forderte daher eine Lösung, die nicht nur Zeit erfasst, sondern die operative Steuerung im Alltag unterstützt.
Lösungsansatz
NordWerk entschied sich für die Einführung eines integrierten Zeitwirtschaftssystems mit Fokus auf Produktionsplanung, Regelwerkssteuerung und automatisierter Übergabe an die Payroll. Die Auswahl fiel nach einer strukturierten Bewertung mehrerer Anbieter auf eine Lösung, die sowohl stationäre Terminals als auch mobile Buchungen, digitale Schichtplanung und rollenbasierte Freigabeprozesse unterstützte. Maßgeblich war, dass das System Tariflogiken, Zuschlagsregeln und standortspezifische Arbeitszeitmodelle sauber abbilden konnte. In der Vorselektion spielte auch der Leitfaden Zeitwirtschaftssystem und HR-Software-Auswahl eine wichtige Rolle, weil er die Anforderungen an Integrationen, Skalierbarkeit und Governance präzise strukturierte.
Die Implementierung erfolgte in drei Phasen. Zuerst wurden die bestehenden Zeitmodelle harmonisiert und zentrale Stammdaten bereinigt: Mitarbeitergruppen, Qualifikationen, Kostenstellen und Abwesenheitsarten. Anschließend wurden die Schichtmodelle für beide Standorte in das System übertragen und mit Regelwerken für Ruhezeiten, Überstunden und Zuschläge verknüpft. Im dritten Schritt folgte die Integration in das HRIS und die Payroll-Software, sodass Freigaben, Korrekturen und abrechnungsrelevante Daten medienbruchfrei übertragen werden konnten.
Begleitend führte das Projektteam Schulungen für Schichtführer, HR und Payroll durch. Besonderes Augenmerk lag auf der Mitarbeiterplanung: Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Vertretungsregeln wurden erstmals in einer gemeinsamen Planungslogik berücksichtigt. Damit verschob sich die Zeitwirtschaft von einer reinen Erfassungsfunktion hin zu einem Steuerungsinstrument, wie es auch im Beitrag Zeitwirtschaftssystem: von Zeiterfassung zu Planung beschrieben wird. Nach einem vierwöchigen Piloten im Werk 1 wurde die Lösung standortübergreifend ausgerollt.
Ergebnisse
Bereits drei Monate nach dem Go-live zeigte sich ein klarer operativer Effekt. Der manuelle Aufwand in HR und Payroll sank von durchschnittlich 18 auf 7 Stunden pro Woche und Standort. Die Quote unvollständiger oder fehlerhafter Zeitdatensätze reduzierte sich von 8 Prozent auf unter 1,5 Prozent. Gleichzeitig konnte die Zeit bis zur finalen Freigabe für den Payroll-Lauf von fünf auf zwei Arbeitstage verkürzt werden.
In der Produktion verbesserte sich die Planungsqualität deutlich: Kurzfristige Schichtänderungen ließen sich schneller abbilden, weil Qualifikationen und Abwesenheiten im System sichtbar waren. Die Zahl ungeplanter Unterbesetzungen sank im ersten Halbjahr nach Einführung um 32 Prozent. Auch die Transparenz für Führungskräfte stieg, da sie Auswertungen zu Anwesenheit, Mehrarbeit und Kapazitätsauslastung in Echtzeit abrufen konnten.
Finanziell ergab sich ein belastbarer Return on Investment innerhalb von 14 Monaten. Der Einsparungseffekt entstand vor allem durch weniger Korrekturen in der Abrechnung, geringeren Abstimmungsaufwand und effizientere Schichtplanung. Zusätzlich reduzierten sich Nachzahlungen aufgrund von Fehlbuchungen und Zuschlagsabweichungen um rund 41 Prozent gegenüber dem Vorjahreszeitraum.
Lessons Learned
Erstens: Eine erfolgreiche Digitale Zeitwirtschaft beginnt nicht mit der Software, sondern mit klar definierten Arbeitszeitregeln und sauberen Stammdaten. Ohne diese Grundlage lassen sich auch gute Systeme nur eingeschränkt nutzen.
Zweitens: Der größte Nutzen entsteht, wenn Zeitwirtschaft, Mitarbeiterplanung und Payroll integriert betrachtet werden. Einzeloptimierungen in der Erfassung lösen die eigentlichen Prozessprobleme meist nicht.
Drittens: Die Einbindung der Linienführung ist entscheidend. Akzeptanz entsteht dort, wo Schichtleiter die Planung schneller und verlässlicher erledigen können.
Viertens: Pilotierung an einem Standort reduziert Risiken und macht Regelwerke sichtbar, bevor der Rollout auf mehrere Werke erfolgt.
Fünftens: Transparente Auswertungen erhöhen nicht nur die Effizienz, sondern auch die Nachvollziehbarkeit gegenüber Mitarbeitenden, Betriebsrat und Management.
Zusammenfassung
NordWerk Metalltechnik hat mit einer integrierten Lösung für Digitale Zeitwirtschaft die Prozesse in Produktion, HR und Payroll deutlich vereinfacht. Der Wechsel von Insellösungen zu einem einheitlichen System senkte den manuellen Aufwand, verbesserte die Planungsqualität und verkürzte die Abrechnungszyklen. Für mittelständische Produktionsunternehmen zeigt der Fall: Zeitwirtschaft ist ein Steuerungsinstrument, kein reines Erfassungswerkzeug.
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