Zeitwirtschaftsplattform für HR und operative Planung
400 Mitarbeitenden an fünf Standorten in Deutschland. In Produktion, Instandhaltung und Versand arbeiten die Te…
Veröffentlicht am Von ZENO Team
Ausgangssituation
Die HavelTech Group ist ein mittelständischer Industrie- und Logistikverbund mit rund 2.400 Mitarbeitenden an fünf Standorten in Deutschland. In Produktion, Instandhaltung und Versand arbeiten die Teams in Schichtmodellen, während Verwaltung, HR und Finance zentral organisiert sind. Die Zeitwirtschaft lief lange über eine Mischung aus Zeiterfassungsterminals, Excel-Listen und lokalen Freigabeprozessen. Für Payroll bedeutete das monatlich bis zu 18 unterschiedliche Datenquellen, manuelle Prüfungen und Rückfragen an die Standorte.
Besonders kritisch war die rechtliche Absicherung: Arbeitszeitgrenzen, Pausenregeln, Zuschläge und Genehmigungslogiken wurden je Standort unterschiedlich gehandhabt. Die HR-Abteilung musste regelmäßig Korrekturen nachziehen, weil Abwesenheiten, Schichttausch und Mehrarbeit nicht konsistent erfasst wurden. Gleichzeitig wuchs der Druck durch interne Audits und externe Prüfungen, da Nachweise nicht immer revisionssicher vorlagen. Die Geschäftsführung suchte deshalb nach einer rechtssicheren Zeitwirtschaftsplattform, die operative Planung, HR-Prozesse und Payroll in einem gemeinsamen System zusammenführt.
Herausforderung
Das Kernproblem war nicht nur die Erfassung von Arbeitszeiten, sondern die fehlende Transparenz über Plan-, Ist- und Abweichungsdaten. Schichtbesetzungen wurden oft kurzfristig per E-Mail oder telefonisch geändert, ohne dass diese Änderungen sauber im System dokumentiert waren. Dadurch entstanden Fehler bei Zuschlägen, Überstunden und Abwesenheiten.
Für Payroll führte das zu hohem manuellem Aufwand und verlängerten Abschlusszyklen. HR musste Regelverstöße nacharbeiten, Führungskräfte hatten keine verlässliche Sicht auf Kapazitäten, und Compliance konnte Prüfanforderungen nur mit großem Aufwand bedienen. Gleichzeitig war das bestehende Setup schwer skalierbar: Neue Standorte oder zusätzliche Schichtmodelle ließen sich nur mit viel Konfiguration und Medienbrüchen abbilden. Die Folge waren steigende Prozesskosten, sinkende Datenqualität und ein erhöhtes Risiko für Verstöße gegen Arbeitszeit- und Dokumentationspflichten.
Lösungsansatz
HavelTech entschied sich für die Einführung einer zentralen, cloudbasierten Zeitwirtschaftsplattform mit Fokus auf regulatorische Sicherheit, Standortfähigkeit und Integrationsstärke. Die Auswahl erfolgte gemeinsam durch HR, Payroll, IT und den Bereich Operations. Ausschlaggebend waren regelbasierte Arbeitszeitmodelle, ein durchgängiger Audit-Trail, flexible Freigabeprozesse sowie standardisierte Schnittstellen zum bestehenden HRIS und Payroll-System. Damit wurde die Plattform nicht als isoliertes Tool, sondern als verbindende Ebene zwischen operativer Planung und Personaladministration positioniert. Ergänzend wurden Anforderungen aus dem Bereich Compliance früh eingebunden, um spätere Nacharbeiten zu vermeiden. In diesem Zusammenhang war auch die interne Leitlinie hilfreich, eine rechtssichere Zeitwirtschaftsplattform einführen, statt nur die Zeiterfassung zu modernisieren.
Die Implementierung erfolgte in vier Schritten. Zunächst wurden alle Zeit- und Schichtmodelle harmonisiert und in einer zentralen Regelmatrix abgebildet. Danach wurden die Stammdaten bereinigt und Schnittstellen zu HR-Stammdaten, Abwesenheiten und Entgeltarten eingerichtet. Im dritten Schritt erfolgte ein Pilot an zwei Standorten mit unterschiedlichen Schichtsystemen, um die Regelwerke unter realen Bedingungen zu testen. Erst nach erfolgreichen Testläufen wurde die Plattform auf alle Standorte ausgerollt. Parallel wurden Führungskräfte und HR-Administratoren geschult, insbesondere zu Freigaben, Ausnahmefällen und Reporting. Für die operative Steuerung war zudem die Perspektive wichtig, wie digitale Zeitwirtschaft und HR-Integration in der Praxis zusammenspielen, damit Planung, Buchung und Payroll keine getrennten Prozesse bleiben.
Technisch wurde besonderer Wert auf Rollen- und Berechtigungskonzepte gelegt. Mitarbeitende erfassen Zeiten per Terminal, App oder Web; Vorgesetzte genehmigen mobil; Payroll erhält geprüfte, strukturierte Daten. Alle Änderungen sind versioniert und nachvollziehbar dokumentiert.
Ergebnisse
Bereits sechs Monate nach dem Rollout zeigten sich klare Verbesserungen. Die monatliche Bearbeitungszeit in Payroll sank von durchschnittlich 4,5 Tagen auf 1,8 Tage. Die Zahl manueller Korrekturen reduzierte sich um 62 %, vor allem bei Zuschlägen, Schichttausch und Abwesenheitskorrekturen. Auch die Datenqualität verbesserte sich deutlich: Die Quote fehlerhafter Zeitbuchungen sank von 11 % auf unter 3 %.
Für die operative Planung war besonders relevant, dass Standorte erstmals eine einheitliche Sicht auf Besetzungsgrade und Abweichungen erhielten. Krankmeldungen, Mehrarbeit und kurzfristige Umbesetzungen waren im System sofort sichtbar. Dadurch konnten offene Schichten schneller nachbesetzt und Überlastungen reduziert werden. Im Audit ergab sich ein weiterer Vorteil: Nachweise zu Arbeitszeiten, Freigaben und Regelverstößen standen jederzeit revisionssicher zur Verfügung.
Auch wirtschaftlich war das Projekt belastbar. HavelTech bezifferte den ROI nach zwölf Monaten auf 148 %, berechnet aus eingespartem Bearbeitungsaufwand, reduzierten Korrekturschleifen und vermiedenen Compliance-Risiken. Die Einführungskosten amortisierten sich damit innerhalb von 8 Monaten.
Lessons Learned
Erstens: Zeitwirtschaft sollte nicht als HR-Insellösung betrachtet werden, sondern als verbindender Prozess zwischen Planung, Payroll und Compliance. Ohne gemeinsame Datenbasis bleiben Korrekturen und Medienbrüche bestehen.
Zweitens: Die Qualität der Stammdaten entscheidet über den Projekterfolg. Vor dem Rollout mussten Arbeitszeitmodelle, Rollen und Zuschlagslogiken vereinheitlicht werden, sonst wären die Fehler nur digitalisiert worden.
Drittens: Ein Pilot mit realen Sonderfällen ist unverzichtbar. Gerade Schichtwechsel, Feiertagsregeln und lokale Ausnahmen zeigen erst im Test, ob die Regelwerke wirklich belastbar sind.
Viertens: Akzeptanz entsteht durch klare Rollen und kurze Freigabewege. Mitarbeitende und Führungskräfte akzeptierten das neue System vor allem dann, als Prozesse transparenter und nicht komplizierter wurden.
Zusammenfassung
HavelTech ersetzte eine fragmentierte Zeitwirtschaft durch eine zentral gesteuerte, rechtssichere Plattform mit integrierter Planung, HR-Anbindung und Payroll-Freigabe. Das senkte den manuellen Aufwand, reduzierte Fehler und verbesserte die Nachweisfähigkeit gegenüber Audits. Für mittelständische und große Unternehmen zeigt der Fall: Zeitwirtschaft wirkt dann strategisch, wenn sie operative Planung, Compliance und Personalprozesse in einem System zusammenführt.
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