Zeiterfassungssystem für hybride Arbeitsmodelle
Die Möller Maschinenbau GmbH ist ein mittelständischer Industriebetrieb mit 780 Mitarbeitenden an drei Standorten in Süddeutschland. Produziert werden kundenspezifische Komponenten für den Sondermasc…
Veröffentlicht am Von ZENO Team
Ausgangssituation
Die Möller Maschinenbau GmbH ist ein mittelständischer Industriebetrieb mit 780 Mitarbeitenden an drei Standorten in Süddeutschland. Produziert werden kundenspezifische Komponenten für den Sondermaschinenbau, ergänzt durch Konstruktion, Service und Instandhaltung. Das Unternehmen arbeitet mit einem hybriden Modell aus Büroarbeit, Homeoffice, Gleitzeit, Schichtbetrieb und Rufbereitschaften. In der Produktion gelten feste Schichtpläne, während Verwaltung, Entwicklung und Vertrieb stark flexibel arbeiten. Vor der Einführung der neuen Lösung wurden Zeiten in mehreren Systemen erfasst: Produktionszeiten in einer lokalen Schichtsoftware, Bürozeiten per Excel und Abwesenheiten im HR-System. Zusätzlich wurden Reisekosten, Mehrarbeit und Zuschläge manuell geprüft.
Die Folge war ein hoher administrativer Aufwand in HR und Payroll. Pro Monat mussten rund 1.200 Zeitkorrekturen manuell nachbearbeitet werden. Die Monatsabrechnung dauerte im Schnitt acht Arbeitstage, die Fachabteilungen meldeten regelmäßig Unstimmigkeiten bei Überstunden, Schichttausch und Krankmeldungen. Gleichzeitig stieg der Druck, digitale Zeiterfassung und Personalzeiterfassung revisionssicher, transparent und standortübergreifend zu organisieren. Die Geschäftsführung suchte daher nach einer Lösung, die unterschiedliche Arbeitszeitmodelle in einer einheitlichen Struktur abbildet und zugleich skalierbar bleibt.
Herausforderung
Das Kernproblem war nicht die Erfassung selbst, sondern die fehlende Konsistenz zwischen den Arbeitszeitmodellen. In der Produktion mussten Schichtwechsel, Pausenregeln und Zuschläge korrekt verarbeitet werden. Im Büro brauchte es flexible Zeitkonten, mobile Buchungen und Genehmigungsprozesse für Homeoffice und Außentermine. Diese Anforderungen trafen auf voneinander getrennte Systeme und manuelle Freigaben. Dadurch entstanden Doppelpflege, Medienbrüche und Fehler in den Auswertungen.
Besonders kritisch war die fehlende Transparenz für Führungskräfte. Schichtleitungen sahen oft erst am Monatsende, dass Zeiten falsch zugeordnet oder Abwesenheiten nicht sauber dokumentiert waren. Für HR bedeutete das hohe Korrekturquote, für die Mitarbeitenden Unsicherheit bei Kontoständen und Zuschlägen. Das Unternehmen brauchte eine Lösung, die sowohl operative Komplexität als auch strategische Steuerung unterstützt. Die Anforderungen an eine modulare Zeitwirtschaft wurden damit zum zentralen Auswahlkriterium.
Lösungsansatz
Entschieden wurde sich für ein modulares Zeitwirtschaftssystem mit zentraler Stammdatenbasis und rollenbasierten Workflows. Ziel war nicht, alle Prozesse sofort zu vereinheitlichen, sondern eine gemeinsame Datenlogik zu schaffen, die unterschiedliche Modelle abbilden kann: Schichtarbeit, Gleitzeit, Homeoffice, Dienstreisen, Rufbereitschaft und Teilzeit. Die Einführung erfolgte in drei Phasen.
Zuerst wurden die Zeitmodelle analysiert und standardisiert. HR, Produktion, IT und Controlling kartierten alle bestehenden Regeln: Arbeitszeitrahmen, Pausenlogik, Zuschlagsarten, Freigabeprozesse und Eskalationen. Danach wurden sieben Zeitmodelle im System hinterlegt, darunter zwei Schichtmodelle, drei flexible Büromodelle und zwei Sondermodelle für Service und Instandhaltung. Parallel wurden Schnittstellen zum ERP, zur Lohnabrechnung und zum bestehenden HR-System angebunden.
In der zweiten Phase wurde die Erfassung vereinheitlicht. Mitarbeitende konnten Zeiten per Terminal, Webbrowser oder mobiler App buchen. Führungskräfte erhielten digitale Freigabeprozesse für Korrekturen, Schichttausch und Überstunden. Für mobile und hybride Rollen wurden Regeln definiert, die an Einsatzort, Arbeitszeitfenster und Projektzuordnung gekoppelt waren. Damit ließ sich auch die Arbeit außerhalb des Unternehmensstandorts sauber abbilden, wie es für digitale Zeitwirtschaft für mobile und hybride Teams erforderlich ist.
In der dritten Phase folgten Testbetrieb, Schulung und Feinschliff. HR prüfte parallel mehrere Abrechnungszyklen, um Zuschläge, Fehlzeiten und Kontingente abzugleichen. Die Einführung dauerte insgesamt zwölf Wochen. Entscheidend war, dass das System nicht als reine Zeiterfassung, sondern als steuerbare Zeitwirtschaft aufgesetzt wurde: mit klaren Regeln, standardisierten Workflows und belastbaren Auswertungen für Personalplanung und Kapazitätssteuerung.
Ergebnisse
Bereits nach drei Abrechnungszyklen zeigten sich messbare Effekte. Die monatlichen Zeitkorrekturen sanken von rund 1.200 auf 260 Fälle, also um 78 Prozent. Die Dauer der Lohn- und Gehaltsvorbereitung reduzierte sich von acht auf vier Arbeitstage. Gleichzeitig verkürzte sich die Freigabe von Korrekturen und Schichttauschen von durchschnittlich 2,5 Tagen auf weniger als einen Tag. Die Transparenz für Mitarbeitende stieg deutlich, weil Kontostände und Genehmigungsstatus jederzeit sichtbar waren.
Auch die Qualität der Daten verbesserte sich. Die Fehlerquote bei Zuschlägen und Sonderzeiten fiel von 6,8 Prozent auf 1,4 Prozent. In der Produktion konnten Schichtabweichungen frühzeitig erkannt und besser geplant werden. Im Büro reduzierte sich der Abstimmungsaufwand zwischen Führungskräften und HR spürbar. Auf Jahresbasis ergab sich ein geschätzter Effizienzgewinn von 1.050 Stunden im HR- und Payroll-Umfeld. Die Investition amortisierte sich nach rund 14 Monaten. Zusätzlich wurde die Grundlage geschaffen, um Zeiterfassungssysteme in modularer Zeitwirtschaft künftig um weitere Standorte und Regeln zu erweitern, ohne das System neu aufzusetzen.
Lessons Learned
Erstens: Hybride Arbeitsmodelle brauchen keine Einzellösungen, sondern eine gemeinsame Regelbasis. Nur wenn Schicht-, Büro- und Mobileinsatz in einer Logik abgebildet werden, sinkt der Pflegeaufwand dauerhaft. Zweitens: Die Qualität der Stammdaten entscheidet über den Projekterfolg. Unklare Arbeitszeitmodelle, unvollständige Rollen und uneinheitliche Zuschlagsregeln führen auch in modernen Systemen zu Problemen.
Drittens: Die Einbindung von HR, Produktion, IT und Führungskräften ist zwingend. Zeitwirtschaft ist kein reines HR-Thema, sondern betrifft operative Steuerung und Abrechnung zugleich. Viertens: Ein schrittweiser Rollout reduziert Risiken. Die Trennung in Analyse, Pilotierung und Optimierung hat bei Möller Maschinenbau verhindert, dass bestehende Fehler einfach digitalisiert wurden.
Zusammenfassung
Die Möller Maschinenbau GmbH hat mit einer modularen Zeitwirtschaft unterschiedliche Arbeitszeitmodelle in einem System zusammengeführt. Dadurch sanken manuelle Korrekturen, Abrechnungszeiten und Fehlerquoten deutlich. Für Unternehmen mit hybriden Strukturen, Schichtbetrieb und komplexen Regeln zeigt das Projekt: Die entscheidende Hebelwirkung liegt in standardisierten Prozessen, nicht nur in der Software.
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