Zeiterfassungssoftware für ein wachsendes Technikunternehmen
Ein mittelständisches Technikunternehmen mit 780 Mitarbeitenden an drei Standorten in Deutschland und einem kleinen Vertriebsbüro in Österreich wuchs innerhalb von 24 Monaten um 31 Prozent. Das Unter…
Veröffentlicht am Von ZENO Team
Ausgangssituation
Ein mittelständisches Technikunternehmen mit 780 Mitarbeitenden an drei Standorten in Deutschland und einem kleinen Vertriebsbüro in Österreich wuchs innerhalb von 24 Monaten um 31 Prozent. Das Unternehmen entwickelt und fertigt mechatronische Komponenten für Industrieanlagen und betreibt zusätzlich einen Softwarebereich mit Projektgeschäft. Mit dem Wachstum stieg die Komplexität der Arbeitszeiterfassung deutlich: Schichtbetrieb in der Produktion, flexible Arbeitszeiten in Entwicklung und Vertrieb sowie unterschiedliche Regelungen für Außendienst und Projektteams mussten parallel abgebildet werden.
Die Zeitwirtschaft wurde bis dahin über eine Kombination aus Excel-Listen, stationären Terminals und manuellen Freigaben in der Personalabteilung geführt. Für die monatliche Abrechnung mussten Daten aus vier Systemen zusammengeführt werden. Im Schnitt waren dafür fünf Personen aus HR und Payroll beteiligt. Gleichzeitig nahm die Zahl der Korrekturanfragen zu: 2023 lagen pro Monat rund 180 Ticketfälle zu Arbeitszeit, Zuschlägen und Fehlzeiten vor. Besonders kritisch war, dass Überstunden, Pausenregeln und Sonderzeiten nicht überall einheitlich dokumentiert wurden. Für ein Unternehmen mit tarifnahen Regelungen und Betriebsrat wurde damit eine rechtssichere Zeitwirtschaftsplattform zu einer operativen und compliance-relevanten Anforderung.
Herausforderung
Das Hauptproblem war nicht nur die manuelle Erfassung, sondern die fehlende Verlässlichkeit der Daten. Unterschiedliche Arbeitszeitmodelle wurden in getrennten Dateien gepflegt, wodurch Abweichungen zwischen tatsächlicher Arbeitszeit, Freigabeprozess und Payroll-Abrechnung entstanden. Insbesondere bei Schichtwechseln, Gleitzeitkonten und Reisekosten-nahe Zeiten gab es häufig Nachprüfungen.
Die Folgen waren messbar: Der Monatsabschluss in Payroll dauerte bis zu sechs Arbeitstage, Korrekturen verzögerten die Lohnabrechnung, und Führungskräfte hatten keinen tagesaktuellen Blick auf Zeitkonten oder Überstunden. Für Compliance und IT kam hinzu, dass die vorhandenen Prozesse weder auditfest dokumentiert noch sauber in die bestehende Systemlandschaft integriert waren. Die Geschäftsführung wollte außerdem vermeiden, dass das Wachstum durch zusätzliche manuelle Prüfaufwände gebremst wird.
Lösungsansatz
Entschieden wurde sich für eine cloudbasierte Zeitwirtschaftsplattform mit rollenbasiertem Zugriff, regelbasierter Genehmigungslogik und einer direkten Schnittstelle zur bestehenden HR- und Payroll-Landschaft. Maßgeblich war, dass die Lösung nicht nur Zeiten erfasst, sondern Arbeitszeitregeln konsistent abbildet, Freigaben revisionssicher dokumentiert und Auswertungen für HR, Payroll und Management bereitstellt.
Vor der Einführung wurde gemeinsam mit HR, Payroll, IT und Betriebsrat ein Anforderungskatalog erstellt. Dabei wurden die Arbeitszeitmodelle nach Standort, Funktion und Tarifnähe klassifiziert. Im Rahmen des Softwarevergleich und Einführungsstrategie wurden drei Anbieter anhand von Kriterien wie Integrationsfähigkeit, Konfigurierbarkeit, Datenschutz, mobile Nutzbarkeit und Auditierbarkeit bewertet.
Die Implementierung erfolgte in drei Phasen: Zunächst wurden Stammdaten bereinigt und Zeitmodelle harmonisiert. Danach wurden Pilotgruppen aus Produktion, Entwicklung und Vertrieb angebunden, um Korrektur- und Freigabeprozesse zu testen. Erst nach der Pilotphase erfolgte der Rollout auf das gesamte Unternehmen. Parallel wurden Schulungen für Führungskräfte und Mitarbeitende durchgeführt, ergänzt um klare Regeln für Erfassung, Pausen und Abwesenheiten. Für HR und Payroll wurden Reports standardisiert, sodass Monatsabschlüsse künftig ohne manuelle Sammeldateien möglich waren. Die IT integrierte die Lösung per Schnittstelle in das bestehende Identity-Management und das Payroll-System. So entstand eine skalierbare rechtssichere Zeitwirtschaftsplattform, die mit dem Unternehmen mitwächst.
Ergebnisse
Bereits drei Monate nach dem Go-live zeigten sich klare Effekte. Der Aufwand für den Payroll-Monatsabschluss sank von sechs auf zwei Arbeitstage, weil Zeitdaten automatisiert übernommen und Plausibilitätsprüfungen systemseitig durchgeführt wurden. Die Zahl der monatlichen Korrekturtickets reduzierte sich von durchschnittlich 180 auf 45 Fälle, also um rund 75 Prozent. Gleichzeitig sank die manuelle Bearbeitung von Überstunden- und Zuschlagsfällen deutlich, da Regeln einheitlich angewendet wurden.
Für Führungskräfte wurde die Transparenz verbessert: Zeitkonten und Abwesenheiten waren tagesaktuell einsehbar, wodurch Rückfragen zur Teamplanung zurückgingen. Im ersten Halbjahr nach Einführung ging die Quote verspäteter Freigaben von 28 Prozent auf 6 Prozent zurück. Auch die Audit-Fähigkeit verbesserte sich messbar, da jede Korrektur mit Zeitstempel und Verantwortlichkeit dokumentiert wurde.
Der wirtschaftliche Effekt war ebenfalls positiv. Das Unternehmen schätzte die eingesparte Arbeitszeit in HR und Payroll auf rund 1.100 Stunden pro Jahr. Bei konservativ kalkulierten internen Personalkosten entsprach das einem jährlichen Einsparpotenzial von etwa 55.000 bis 70.000 Euro. Die Einführung amortisierte sich damit nach weniger als 18 Monaten.
Lessons Learned
- Zeitwirtschaft muss fachlich und technisch gemeinsam gedacht werden. Ohne saubere Abstimmung zwischen HR, Payroll, IT und Fachbereichen entstehen nur digitalisierte Fehler.
- Ein Pilot mit realen Arbeitszeitmodellen reduziert das Einführungsrisiko. Standardprozesse reichen in technischen Unternehmen mit Schicht-, Projekt- und Außendienstmodellen meist nicht aus.
- Stammdatenqualität ist entscheidend. Wer Zeitmodelle, Rollen und Genehmigungen vor dem Rollout bereinigt, vermeidet spätere Korrekturschleifen.
- Transparente Regeln erhöhen die Akzeptanz. Mitarbeitende akzeptieren Erfassung deutlich besser, wenn Pausen, Zuschläge und Freigaben nachvollziehbar sind.
Zusammenfassung
Das Technikunternehmen ersetzte eine fragmentierte manuelle Zeitwirtschaft durch eine zentral gesteuerte, integrierte Lösung. Dadurch sanken Aufwand, Fehlerquote und Monatsabschlusszeit deutlich. Entscheidend waren saubere Prozessdefinitionen, eine pilotierte Einführung und die enge Zusammenarbeit von HR, Payroll, IT und Betriebsrat.
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