Zeiterfassungssoftware für ein wachsendes HR-Team
Die Nordfabrik GmbH ist ein mittelständischer Hersteller technischer Komponenten mit rund 280 Mitarbeitenden an zwei Standorten in Süddeutschland. Das Unternehmen wächst seit drei Jahren stabil; para…
Veröffentlicht am Von ZENO Team
Ausgangssituation
Die Nordfabrik GmbH ist ein mittelständischer Hersteller technischer Komponenten mit rund 280 Mitarbeitenden an zwei Standorten in Süddeutschland. Das Unternehmen wächst seit drei Jahren stabil; parallel dazu stieg der Anteil der Beschäftigten in Schichtarbeit, im Außendienst und in administrativen Funktionen im Büro. Besonders stark betroffen war die Personalabteilung: Aus einem Team von zwei Personen wurde innerhalb von 18 Monaten ein HR-Team mit fünf Mitarbeitenden. Gleichzeitig erhöhte sich die Komplexität der Zeiterfassung durch unterschiedliche Arbeitszeitmodelle, Gleitzeitkonten, Schichtwechsel und mobile Einsätze.
Vor der Einführung eines digitalen Systems wurden Arbeitszeiten in mehreren Excel-Dateien, per Stundenzettel und über manuelle Freigaben per E-Mail erfasst. Das führte zu Medienbrüchen, unvollständigen Datensätzen und hohem Abstimmungsaufwand. Im Monatsabschluss mussten die HR-Mitarbeitenden Durchschnittlich 18 bis 22 Stunden pro Monat allein für die Nachpflege von Zeiten, Korrekturen und Rückfragen aufwenden. Hinzu kamen Uneinheitlichkeiten bei Pausen, Überstunden und Abwesenheiten. Die Geschäftsführung suchte daher nach einer Lösung für Digitales Arbeitszeitmanagement, die sowohl rechtskonform als auch für Mitarbeitende leicht nutzbar war.
Herausforderung
Das Hauptproblem war nicht nur die Erfassung selbst, sondern die fehlende Transparenz über Arbeitszeiten in Echtzeit. Führungskräfte erhielten Auswertungen oft erst mit mehreren Tagen Verzögerung, was die Einsatzplanung erschwerte. Im Außendienst wurden Zeiten teils nachträglich erinnert statt zeitnah erfasst; in der Produktion entstanden dadurch Differenzen zwischen Soll- und Ist-Zeiten. Gleichzeitig stieg das Risiko fehlerhafter Daten in der Lohnvorbereitung.
Für die Personalabteilung bedeutete das einen hohen administrativen Aufwand und eine zunehmende Belastung im Tagesgeschäft. Statt sich auf Recruiting, Personalentwicklung und Mitarbeiterbetreuung zu konzentrieren, banden Korrekturen und manuelle Abstimmungen einen erheblichen Teil der Arbeitszeit. Auch die Führungskräfte waren betroffen: Ohne verlässliche Daten war eine konsistente Steuerung von Mehrarbeit, Schichtbesetzung und Abwesenheiten nur eingeschränkt möglich. Das Unternehmen brauchte daher eine Lösung, die Prozesse standardisiert, Transparenz schafft und mit dem Wachstum des HR-Teams skalierbar bleibt.
Lösungsansatz
Nordfabrik entschied sich für eine cloudbasierte Zeiterfassungssoftware, die Zeitbuchungen per Web, App und Terminal unterstützt. Ausschlaggebend waren die Abdeckung verschiedener Arbeitsmodelle, die einfache Bedienung sowie Schnittstellen zur bestehenden Zeiterfassungssoftware & HR-Software im Sinne einer durchgängigen Personalverwaltung. Ziel war nicht nur die digitale Erfassung, sondern ein belastbares System für Freigaben, Auswertungen und die Vorbereitung der Entgeltabrechnung.
Die Einführung erfolgte in vier Schritten. Zunächst wurden alle Arbeitszeitmodelle und Regelwerke dokumentiert: Gleitzeit, Schichtsystem, Außendienstregelungen, Pausenlogik, Überstunden und Genehmigungswege. Danach definierte das HR-Team gemeinsam mit der IT einheitliche Prozesse für Buchungen, Korrekturen und Abwesenheiten. In der zweiten Phase wurden 40 Mitarbeitende aus Produktion, Verwaltung und Außendienst in einem Pilotbetrieb geschult. Dabei zeigte sich, dass die mobile Zeiterfassung besonders für Servicetechniker und Vertriebsmitarbeitende im Außendienst relevant war. In der dritten Phase erfolgte der Rollout auf beide Standorte inklusive Terminals im Werk und App-Zugang für mobile Teams. Abschließend wurden automatische Erinnerungen, Freigabeworkflows und Berichte für HR und Führungskräfte aktiviert.
Wichtig war, dass das System nicht als Kontrollinstrument eingeführt wurde, sondern als Infrastruktur für verlässliche Prozesse. Die Personalabteilung konnte dadurch Standardfragen reduzieren und sich stärker auf qualifizierte Personalarbeit konzentrieren. Gleichzeitig erhielten Führungskräfte aktuelle Daten zu Überstunden, Fehlzeiten und Kapazitäten.
Ergebnisse
Bereits drei Monate nach dem Rollout zeigten sich messbare Verbesserungen. Der monatliche Aufwand für manuelle Nachpflege in der HR-Abteilung sank von durchschnittlich 18 bis 22 Stunden auf 4 bis 6 Stunden. Die Zahl der Rückfragen zu Zeiten und Korrekturen ging um 68 % zurück. Im Monatsabschluss verkürzte sich die Vorbereitung der Lohn- und Gehaltsdaten von rund fünf Arbeitstagen auf drei Arbeitstage.
Auch die Datenqualität verbesserte sich deutlich: Der Anteil fehlerhafter oder unvollständiger Zeitdatensätze sank von 14 % auf unter 3 %. Für die Führungskräfte wurden Überstunden und Schichtabweichungen erstmals tagesaktuell sichtbar, was die Planung deutlich stabilisierte. Besonders im Außendienst erhöhte sich die zeitnahe Erfassung: Über 90 % der mobilen Buchungen erfolgten nun am selben Tag. Aus Sicht der Geschäftsführung rechnete sich das Projekt innerhalb von 11 Monaten, vor allem durch eingesparte Administrationszeit und weniger Korrekturschleifen in HR und Payroll.
Lessons Learned
Erstens: Ein gutes System für Zeiterfassung muss zu den realen Arbeitsmodellen passen. Ein einheitlicher Prozess funktioniert nur dann, wenn Schichtarbeit, Büroarbeit und mobile Einsätze gleichermaßen berücksichtigt werden.
Zweitens: Die Einführung gelingt besser, wenn HR, Führungskräfte und IT gemeinsam definieren, wie Daten erfasst, geprüft und freigegeben werden. Reine Software-Einführung ohne Prozessdesign erzeugt neue Reibung.
Drittens: Transparenz reduziert nicht nur Fehler, sondern auch Abstimmungsaufwand. Wenn Mitarbeitende ihre Zeiten selbst nachvollziehen können, sinken Rückfragen und Korrekturen deutlich.
Viertens: Für wachsende HR-Teams ist Skalierbarkeit zentral. Eine Lösung für Digitales Arbeitszeitmanagement entlastet nur dann nachhaltig, wenn sie mit klaren Rollen, Freigaben und Auswertungen verbunden ist.
Zusammenfassung
Nordfabrik ersetzte eine manuelle, fehleranfällige Zeiterfassung durch ein digitales System mit klaren Prozessen für Büro, Außendienst und Schichtarbeit. Dadurch sanken der Verwaltungsaufwand und die Fehlerquote deutlich, während Transparenz und Steuerbarkeit zunahmen. Für das wachsende HR-Team bedeutete das vor allem eines: weniger Korrekturen, mehr Zeit für strategische Personalarbeit.
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