Zeiterfassung und Schichtplanung in einem internationalen Konzern
800 Mitarbeitenden an 14 Standorten in Europa, Nordamerika und Asien. In Deutschland, Polen und Frankreich arbeiten mehre…
Veröffentlicht am Von ZENO Team
Ausgangssituation
Die fiktive Nordexa Group ist ein internationaler Industriekonzern mit rund 6.800 Mitarbeitenden an 14 Standorten in Europa, Nordamerika und Asien. In Deutschland, Polen und Frankreich arbeiten mehrere Produktionslinien im Drei-Schicht-Betrieb; zusätzlich gibt es administrative Bereiche mit Gleitzeit, Vertrauensarbeitszeit und variierenden Homeoffice-Regelungen. Vor der Einführung der neuen Lösung wurden Zeitdaten in unterschiedlichen Systemen und teilweise sogar per Excel erfasst. Schichttausch, Mehrarbeit, Zuschläge und Abwesenheiten wurden lokal verwaltet, die Konsolidierung für Payroll und Controlling erfolgte manuell.
Die Folge waren Medienbrüche, uneinheitliche Datenstände und hoher Abstimmungsaufwand zwischen HR, Payroll und Werksleitung. Besonders kritisch war die fehlende Transparenz über Personalverfügbarkeit in den Produktionsstätten: kurzfristige Ausfälle konnten nur verzögert kompensiert werden, und die Auswertung von Überstunden dauerte häufig mehrere Tage. Auch die Einhaltung länderspezifischer Arbeitszeitregeln war ohne zentrale Steuerung schwer überprüfbar. Für die Unternehmensleitung war klar: Es brauchte eine skalierbare Digitale Zeitwirtschaft, die sowohl Schichtplanung als auch Zeiterfassung standardisiert und international ausrollbar macht.
Herausforderung
Das Hauptproblem lag nicht nur in der heterogenen Systemlandschaft, sondern in der fehlenden Prozessharmonisierung über Ländergrenzen hinweg. Jedes Werk hatte eigene Regeln für Schichtmodelle, Pausen, Zuschläge und Freigaben. Dadurch entstanden Abweichungen zwischen tatsächlich geleisteten Stunden und den in die Entgeltabrechnung übergebenen Werten. Payroll musste monatlich hunderte Korrekturen verarbeiten, was den Abschluss verzögerte und das Fehlerrisiko erhöhte.
Hinzu kamen operative Effekte: Produktionsleiter hatten keinen tagesaktuellen Überblick über Besetzungsgrade, spontane Schichtänderungen wurden per E-Mail oder Telefon abgestimmt und nur nachträglich dokumentiert. Die Personalabteilung wiederum hatte keinen einheitlichen Datenstand für Auswertungen zu Fehlzeiten, Mehrarbeit und Kapazitätsplanung. Für einen Konzern dieser Größe war das ein messbares Risiko für Produktivität, Compliance und Mitarbeiterzufriedenheit.
Lösungsansatz
Entscheidend war die Einführung einer zentralen Plattform für Zeiterfassung, Schichtplanung und Abwesenheitsmanagement mit lokal konfigurierbaren Regelwerken. Der Konzern wählte eine cloudbasierte Lösung, weil sie standortübergreifend ausrollbar war und die unterschiedlichen gesetzlichen Anforderungen in den Ländern flexibel abbilden konnte. Im Fokus stand nicht nur die technische Erfassung, sondern die Integration in bestehende HR- und Payroll-Prozesse. Dazu wurde die Lösung an das HRIS, das Lohnabrechnungssystem und das zentrale Reporting angebunden.
Die Umsetzung erfolgte in vier Schritten. Zunächst wurde eine Prozessanalyse in allen Werken durchgeführt, um bestehende Schichtmodelle, Genehmigungswege und Zuschlagslogiken zu standardisieren. Anschließend definierte ein Kernteam aus HR, Payroll, IT und Operations ein gemeinsames Regelwerk für Zeitkonten, Pausen, Überstunden und Abwesenheiten. In einem Pilotwerk wurde das System getestet, bevor der Rollout auf weitere Standorte erfolgte. Dabei wurden die Nutzergruppen getrennt geschult: Schichtplaner, Vorgesetzte, Payroll-Teams und Mitarbeitende erhielten jeweils angepasste Anleitungen.
Besonders wichtig war die Einführung mobiler und stationärer Buchungsmöglichkeiten für unterschiedliche Arbeitsumgebungen. Mitarbeitende in der Produktion nutzten Terminals, Büroangestellte erfassten Zeiten per Self-Service. Integrierte Plausibilitätsprüfungen reduzierten fehlerhafte Buchungen, während automatische Benachrichtigungen bei Unter- oder Überbesetzung die operative Planung verbesserten. Mit der Verknüpfung zur Digitalen Zeiterfassung und Arbeitszeiterfassung konnte der Konzern die Datenqualität zusätzlich erhöhen und manuelle Nacharbeiten deutlich senken. Ergänzend wurden Regeln für länderspezifische Arbeitszeitgrenzen und Freigabeprozesse abgebildet, sodass Compliance nicht mehr nachgelagert geprüft werden musste, sondern systemseitig unterstützt wurde.
Ergebnisse
Nach sechs Monaten Rollout an acht von 14 Standorten zeigte sich ein deutlicher Effekt. Der Aufwand für die monatliche Payroll-Nachbearbeitung sank von durchschnittlich 3,5 Tagen auf 1,2 Tage pro Abrechnungslauf. Die Zahl der manuellen Korrekturen reduzierte sich um 68 Prozent, vor allem durch standardisierte Buchungslogiken und automatisierte Prüfungen. Auch die Schichtplanung wurde effizienter: Die Zeit für die Besetzung kurzfristiger Ausfälle sank von durchschnittlich 90 Minuten auf 25 Minuten, weil verfügbare Mitarbeitende und Qualifikationen zentral sichtbar waren.
Im ersten Jahr nach Einführung verringerte sich die Fehlerrate in der Zeitdatenübertragung an die Payroll um 74 Prozent. Gleichzeitig stieg die Transparenz über Überstunden und Resturlaube, was die Planungssicherheit in den Werken verbesserte. Der Konzern schätzte die direkten Einsparungen aus reduziertem Administrationsaufwand und weniger Korrekturläufen auf rund 280.000 Euro pro Jahr. Die Investition amortisierte sich damit innerhalb von 14 Monaten. Zusätzlich verbesserte sich die Akzeptanz bei den Führungskräften, weil Digitale Zeitwirtschaft im Workforce Management nicht mehr als Kontrollinstrument, sondern als Planungsgrundlage genutzt wurde.
Lessons Learned
- Internationale Zeitwirtschaft funktioniert nur mit einem gemeinsamen Regelrahmen. Lokale Ausnahmen sind möglich, sollten aber zentral konfiguriert und dokumentiert werden.
- Die Qualität der Payroll hängt direkt von der Qualität der Zeiterfassung ab. Wer Medienbrüche reduziert, senkt Korrekturen und Abschlusszeiten spürbar.
- Schichtplanung und Zeiterfassung sollten als ein Prozess verstanden werden. Erst die Verbindung beider Bereiche schafft Transparenz über Kapazität und Verfügbarkeit.
- Pilotierung in einem realen Werk ist wichtiger als ein rein technischer Test. So werden Akzeptanz, Schulungsbedarf und lokale Sonderfälle früh sichtbar.
- Internationale Rollouts brauchen klare Verantwortlichkeiten zwischen HR, Payroll, IT und Operations. Ohne Governance entstehen neue Abstimmungsschleifen.
Zusammenfassung
Die Nordexa Group ersetzte eine fragmentierte Zeitwirtschaft durch eine zentrale, international skalierbare Lösung für Zeiterfassung und Schichtplanung. Dadurch sanken Korrekturaufwand, Fehlerquote und Reaktionszeiten in der Planung deutlich. Das Projekt zeigte, dass digitale Zeitwirtschaft besonders dort wirkt, wo operative Planung, Payroll und Compliance gemeinsam betrachtet werden.
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