Zeiterfassung im Schichtbetrieb eines Pflegeverbunds
Der Pflegeverbund Sonnenblick betreibt drei stationäre Pflegeeinrichtungen und zwei ambulante Pflegedienste in Süddeutschland. Insgesamt arbeiten dort 186 Mitarbeitende, davon 124 in Schichtarbeit, 3…
Veröffentlicht am Von ZENO Team
Ausgangssituation
Der Pflegeverbund Sonnenblick betreibt drei stationäre Pflegeeinrichtungen und zwei ambulante Pflegedienste in Süddeutschland. Insgesamt arbeiten dort 186 Mitarbeitende, davon 124 in Schichtarbeit, 38 im Außendienst und der Rest in Verwaltung und Leitung. Vor der Einführung eines zentralen Systems erfolgte die Zeiterfassung an den Standorten mit unterschiedlichen Methoden: Stempeluhren, Excel-Listen, handschriftliche Tageszettel und separate Dienstpläne. Die Folge waren Medienbrüche, unvollständige Daten und hoher Abstimmungsaufwand zwischen Pflegedienstleitungen, Personalabteilung und Geschäftsführung.
Besonders im Schichtbetrieb führte die dezentrale Erfassung zu Problemen bei Nacht- und Wochenenddiensten, kurzfristigen Ausfällen und Vertretungen. Für die Entgeltabrechnung mussten Zeiten häufig manuell geprüft und nachgetragen werden. Gleichzeitig stieg der Druck, die Nachweisführung für Pausen, Mehrarbeit und Ruhezeiten belastbar zu dokumentieren. Das Unternehmen suchte deshalb nach einer Lösung für Digitales Arbeitszeitmanagement, die sowohl stationäre als auch mobile Arbeitsplätze abdeckt und sich in bestehende Personalprozesse integrieren lässt.
Herausforderung
Die zentrale Herausforderung lag nicht nur in der Erfassung von Kommen und Gehen, sondern in der sauberen Abbildung komplexer Schichtrealitäten. In der Pflege waren Dienste oft kurzfristig angepasst, Doppelbesetzungen für Übergaben erforderlich und Minusstunden durch Ausfälle nur schwer sauber zuzuordnen. Durch die unterschiedlichen Erfassungswege entstanden pro Monat im Schnitt 45 bis 60 Korrekturvorgänge in der Personalabteilung.
Hinzu kamen arbeitsrechtliche Anforderungen: Pausen, Ruhezeiten und Arbeitszeitgrenzen mussten nachvollziehbar dokumentiert werden. Die manuelle Prüfung band Ressourcen und erhöhte das Risiko von Fehlern in der Lohnabrechnung. Für die Führungskräfte vor Ort war außerdem unklar, welche Schichten tatsächlich geleistet wurden und wo systematische Abweichungen auftraten. Der Pflegeverbund brauchte daher Transparenz, Standardisierung und eine Lösung, die sich mit bestehender Schichtplanung & Dienstplanung verbinden lässt.
Lösungsansatz
Der Pflegeverbund entschied sich für ein cloudbasiertes System für Zeiterfassung, das stationäre Terminals, mobile Erfassung per App und eine webbasierte Verwaltungsoberfläche kombiniert. Ausschlaggebend waren drei Kriterien: einheitliche Datenbasis, einfache Bedienung im Alltag und verlässliche Auswertungen für Personalabteilung und Führungskräfte. Ergänzend wurde eine Schnittstelle zur Entgeltabrechnung eingerichtet, damit Zeitdaten automatisch übernommen werden konnten.
Die Einführung erfolgte in vier Schritten. Zunächst wurde in einer Einrichtung mit 52 Mitarbeitenden ein Pilotbetrieb gestartet. Dabei testete das Unternehmen die Abbildung von Früh-, Spät- und Nachtdiensten, Pausenregeln und Vertretungsfällen. Anschließend wurden die Regelwerke für Zuschläge, Nachtarbeit und Überstunden gemeinsam mit HR und den Pflegedienstleitungen definiert. Im dritten Schritt erfolgte die Schulung der Führungskräfte und Mitarbeitenden. Wichtig war dabei eine klare Trennung zwischen Selbstbedienung für Mitarbeitende und Freigabeprozessen für Vorgesetzte.
Im vierten Schritt wurden alle Standorte migriert. Mobile Mitarbeitende im ambulanten Dienst erfassten Arbeitszeiten per App direkt beim Einsatzort, während die stationären Teams stationäre Terminals nutzten. Für Korrekturen wurde ein standardisierter Freigabeprozess eingeführt. Zudem erhielten die Leitungskräfte regelmäßige Berichte zu Abwesenheiten, Überstunden und Regelverstößen. Für die Einhaltung rechtlicher Vorgaben nutzte der Pflegeverbund interne Richtlinien auf Basis von Compliance Arbeitszeitgesetz, um Arbeitszeitgrenzen und Ruhezeiten systematisch zu prüfen.
Ergebnisse
Bereits nach drei Monaten im Vollbetrieb reduzierten sich die manuellen Korrekturen in der Personalabteilung von durchschnittlich 52 auf 11 Vorgänge pro Monat. Die monatliche Vorbereitung der Lohnabrechnung verkürzte sich von rund 18 Stunden auf 6 Stunden. Gleichzeitig sank die Zahl der Rückfragen aus den Teams, weil Schichten, Pausen und Zuschläge im System transparent nachvollziehbar waren.
Die Erfassungsgenauigkeit stieg deutlich: Vor der Einführung lagen in den Stichtagsprüfungen durchschnittlich 7,5 % unvollständige oder fehlerhafte Zeiteinträge vor, danach nur noch 1,2 %. Auch die Dokumentation von Ruhezeiten verbesserte sich. Im Zeitraum von sechs Monaten wurden 94 % der Dienstpläne ohne nachträgliche Korrekturen übernommen; zuvor waren es 68 %. Für die Geschäftsführung war besonders relevant, dass Überstunden erstmals standortübergreifend vergleichbar ausgewertet werden konnten.
Der Pflegeverbund beziffert den jährlichen Einsparungseffekt aus reduziertem Administrationsaufwand, weniger Korrekturen und effizienterer Abrechnung auf rund 38.000 Euro. Die Investition amortisierte sich damit innerhalb von 14 Monaten. Ein zusätzlicher Effekt war die höhere Planungsqualität: Durch präzisere Zeitdaten konnten Ausfälle und Belastungsspitzen besser erkannt werden.
Lessons Learned
Schichtbetriebe brauchen klare Regeln vor der Softwareeinführung. Erst wenn Pausen, Vertretungen und Zuschläge einheitlich definiert sind, liefert das System konsistente Daten.
Die Akzeptanz entscheidet über den Nutzen. Schulungen für Leitungskräfte und Mitarbeitende sind ebenso wichtig wie die technische Implementierung.
Mobile und stationäre Arbeit müssen in einem System zusammengeführt werden. Sonst entstehen neue Medienbrüche statt echter Transparenz.
Auswertungen sind für Führungskräfte ebenso wichtig wie die Erfassung selbst. Nur wenn Überstunden, Abwesenheiten und Korrekturen sichtbar sind, wird das System im Alltag genutzt.
Arbeitszeitmanagement ist ein Compliance-Thema. Die technische Lösung muss die Dokumentation rechtlicher Anforderungen aktiv unterstützen, nicht nur Zeiten speichern.
Zusammenfassung
Der Pflegeverbund Sonnenblick hat mit einem einheitlichen System für Digitales Arbeitszeitmanagement die Zeiterfassung im Schichtbetrieb standardisiert und manuelle Arbeit deutlich reduziert. Die Einführung senkte Korrekturen, verkürzte die Lohnvorbereitung und verbesserte die Transparenz für HR und Führungskräfte. Besonders im Pflegeumfeld zeigte sich: Verlässliche Zeitdaten sind eine Voraussetzung für planbare Abläufe und belastbare Compliance.
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