Rhyloo statt Personio: Arbeitszeitprozesse im Alltag
Die Havel Maschinenbau GmbH ist ein mittelständischer Hersteller von Komponenten für Sondermaschinen mit rund 180 Mitarbeitenden an zwei Standorten in Sachsen-Anhalt. In Produktion, Instandhaltung, L…
Veröffentlicht am Von ZENO Team
Ausgangssituation
Die Havel Maschinenbau GmbH ist ein mittelständischer Hersteller von Komponenten für Sondermaschinen mit rund 180 Mitarbeitenden an zwei Standorten in Sachsen-Anhalt. In Produktion, Instandhaltung, Lager und Verwaltung galt seit Jahren ein uneinheitliches System zur Zeiterfassung: Stundenzettel, Excel-Listen und eine ältere On-Premise-Software, die nur eingeschränkt mit dem Schichtmodell des Unternehmens kompatibel war. Besonders problematisch war die Kombination aus Gleitzeit in der Verwaltung, festen Schichten in der Fertigung und projektbezogenen Mehrarbeitsregeln in der Konstruktion.
Die Personalabteilung benötigte monatlich bis zu zwei Arbeitstage, um Zeitdaten zu prüfen, Korrekturen einzuholen und Überstunden für die Lohnabrechnung aufzubereiten. Zusätzlich kam es regelmäßig zu Rückfragen von Führungskräften, weil Arbeitszeiten nicht transparent nachvollziehbar waren. Für die Geschäftsführung wurde das Thema zunehmend relevant, da fehlerhafte Zeitdaten direkte Auswirkungen auf Personalkosten, Schichtplanung und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben hatten. Im Kontext einer breiteren Digitalisierung der HR-Prozesse suchte das Unternehmen deshalb nach einem zentralen Arbeitszeitmanagementsystem, das sich ohne großen IT-Aufwand in den Alltag integrieren ließ.
Herausforderung
Das Hauptproblem lag nicht nur in der Erfassung selbst, sondern in der Nachbearbeitung. Zeitkorrekturen wurden per E-Mail oder telefonisch gemeldet, häufig ohne einheitliche Dokumentation. Dadurch entstanden Medienbrüche zwischen Produktion, HR und Payroll. Schichtwechsel, Dienstreisen und Mehrarbeit mussten manuell geprüft werden, was Fehlerquellen erhöhte und die Monatsabschlüsse verzögerte.
Hinzu kam, dass die bestehende Lösung weder mobile Nutzung noch eine saubere Abbildung von Rollen und Freigabeprozessen unterstützte. Führungskräfte wollten nur ihre eigenen Teams sehen, HR brauchte Gesamtübersicht, und die Geschäftsführung verlangte belastbare Auswertungen zu Überstunden, Fehlzeiten und Anwesenheitsquoten. Der Aufwand war organisatorisch spürbar: Die Personalabteilung verbrachte einen erheblichen Teil ihrer Kapazität mit Routineaufgaben statt mit Personalentwicklung oder Recruiting. Zudem wuchs der Druck, die Lösung mit Blick auf Auditfähigkeit und Compliance zu modernisieren.
Lösungsansatz
Nach einem strukturierten Marktvergleich entschied sich Havel Maschinenbau gegen eine komplexere Suite und für Rhyloo als spezialisiertes Arbeitszeitmanagementsystem vs. Personio im Bereich Zeiterfassung und Prozesssteuerung. Ausschlaggebend waren die flexible Abbildung unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle, die einfache Nutzeroberfläche und die Möglichkeit, Freigabeprozesse standortübergreifend zu standardisieren. Für das Unternehmen war wichtig, dass nicht eine möglichst breite HR-Suite eingeführt wird, sondern eine Lösung, die die tägliche Arbeitszeitpraxis präzise abbildet.
Die Einführung erfolgte in drei Schritten. Zunächst wurden die bestehenden Regeln für Schichtarbeit, Gleitzeit, Pausen und Mehrarbeit gemeinsam mit HR, Produktion und Betriebsleitung harmonisiert. Anschließend wurden Stammdaten, Abteilungen und Berechtigungen in Rhyloo eingerichtet. Dabei wurden Führungskräfte so konfiguriert, dass sie nur die Zeitdaten ihrer Teams freigeben konnten, während HR eine zentrale Kontrollfunktion behielt. Im dritten Schritt folgten Schulungen für Mitarbeitende und Vorgesetzte sowie ein vierwöchiger Parallelbetrieb mit dem Altsystem.
Wichtig war außerdem die Anbindung an die Lohnabrechnung. Statt Zeitdaten manuell zu exportieren und zu bereinigen, wurden Prüfregeln und Freigabeschritte vorab definiert. Dadurch wurde aus der bisherigen Sammelbearbeitung ein klarer Prozess mit nachvollziehbaren Verantwortlichkeiten. Für die Mitarbeitenden stand zusätzlich ein Self-Service zur Verfügung, über den Fehlzeiten, Überstunden und Korrekturen transparenter nachvollzogen werden konnten. Die Einführung wurde nicht als IT-Projekt, sondern als Prozessprojekt geführt; das war entscheidend für die Akzeptanz.
Ergebnisse
Bereits nach drei Monaten zeigte sich ein messbarer Effekt auf den administrativen Aufwand. Die Personalabteilung reduzierte die monatliche Nachbearbeitung der Zeitdaten von durchschnittlich 16 Stunden auf 6 Stunden pro Abrechnungsmonat. Die Zahl der manuellen Korrekturen sank im Vergleich zum Vorquartal um 58 Prozent, weil Eingaben konsistenter erfasst und Freigaben direkt im System dokumentiert wurden.
Auch die Datenqualität verbesserte sich deutlich: Fehlende oder unvollständige Zeitbuchungen gingen von rund 12 Prozent auf unter 4 Prozent zurück. Die Freigabe der Monatsdaten für die Lohnabrechnung verkürzte sich von fünf auf zwei Arbeitstage. Führungskräfte erhielten erstmals standardisierte Auswertungen zu Überstunden, Fehlzeiten und Anwesenheitsmustern, was die Schichtplanung deutlich vereinfachte. Für die Geschäftsführung war besonders relevant, dass die Belastung durch Überstunden in der Produktion transparenter wurde und sich Engpässe früher erkennen ließen.
Der finanzielle Nutzen ergab sich vor allem aus eingesparter Verwaltungszeit und vermiedenen Korrekturen. Auf Basis der internen Kalkulation amortisierte sich die Einführung innerhalb von neun Monaten. Die Lösung zahlte damit nicht nur auf Effizienz ein, sondern verbesserte auch die Steuerbarkeit des Personaleinsatzes. Ein Vergleich mit dem alten Prozess zeigt: weniger Rückfragen, weniger Excel-Schleifen, schnellere Abrechnung und mehr Verlässlichkeit in der Planung. Für Unternehmen, die sich mit der Digitalisierung von HR-Prozessen beschäftigen, zeigt dieser Fall, dass ein fokussiertes System oft schneller Wirkung entfaltet als eine breite Suite.
Lessons Learned
Erstens: Arbeitszeitprozesse müssen vor der Softwareeinführung fachlich geklärt werden. Ohne saubere Regeln für Schichtmodelle, Pausen und Freigaben entstehen dieselben Probleme nur in neuer Oberfläche.
Zweitens: Die Akzeptanz steigt, wenn Führungskräfte und Mitarbeitende früh eingebunden werden. Gerade bei einem Arbeitszeitmanagementsystem entscheidet nicht die Funktionsvielfalt, sondern die Alltagstauglichkeit.
Drittens: Standardisierte Freigaben sparen mehr Zeit als reine Digitalisierung einzelner Eingaben. Der größte Hebel liegt oft in der Reduktion von Rückfragen und Korrekturschleifen.
Viertens: Eine klare Trennung zwischen operativer Zeiterfassung und strategischer Auswertung schafft Transparenz für HR, Produktion und Geschäftsführung.
Zusammenfassung
Havel Maschinenbau ersetzte eine fehleranfällige Kombination aus Excel, Stundenzetteln und Altsystem durch Rhyloo als zentrales Arbeitszeitmanagementsystem. Dadurch wurden Nachbearbeitungsaufwand, Korrekturen und Durchlaufzeiten in der Lohnvorbereitung deutlich reduziert. Besonders wirksam war die Kombination aus klaren Prozessen, passgenauer Konfiguration und konsequenter Einbindung der Fachbereiche.
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