Rhyloo statt ATOSS: Praxisnahe Planung für den Mittelstand
Die Müller & Sohn Metalltechnik GmbH ist ein mittelständischer Zulieferer für Maschinenbaukomponenten mit 380 Mitarbeitenden an zwei Standorten in Süddeutschland. Im Werk wird in einem Drei-Schicht-S…
Veröffentlicht am Von ZENO Team
Ausgangssituation
Die Müller & Sohn Metalltechnik GmbH ist ein mittelständischer Zulieferer für Maschinenbaukomponenten mit 380 Mitarbeitenden an zwei Standorten in Süddeutschland. Im Werk wird in einem Drei-Schicht-System produziert, dazu kommen Gleitzeitmodelle in Verwaltung, Instandhaltung und Logistik. Die Personalabteilung arbeitete lange mit einer Kombination aus Excel-Listen, manuellen Freigaben und einer älteren Zeiterfassungslösung, die nur begrenzt mit der bestehenden ERP-Umgebung verbunden war. Besonders in der Produktion führte das zu hohem Abstimmungsaufwand zwischen HR, Schichtleitung und Teamleitung.
Mit dem Wachstum des Unternehmens stiegen auch die Anforderungen an Transparenz und Geschwindigkeit. Innerhalb von zwei Jahren wuchs der Bedarf an flexibler Planung um rund 18 %, während gleichzeitig der Krankenstand in einzelnen Bereichen saisonal stark schwankte. Zusätzliche Kurzfrist-Ausfälle, Urlaubsanträge und Sonderregeln aus Tarifvertrag und Betriebsvereinbarung machten die Planung zunehmend komplex. Die Geschäftsführung wollte ein Arbeitszeitmanagementsystem, das sowohl die operative Schichtplanung als auch die administrative Zeiterfassung zuverlässig abbildet. Gleichzeitig sollte die Lösung für ein mittelständisches Unternehmen wirtschaftlich bleiben und ohne lange Einführungsphase produktiv nutzbar sein.
Herausforderung
Das zentrale Problem war nicht allein die Erfassung von Arbeitszeiten, sondern die unzureichende Planbarkeit im Tagesgeschäft. Schichtpläne wurden häufig manuell angepasst, wodurch Fehler bei Soll- und Ist-Zeiten, Vertretungen und Zuschlägen entstanden. In Spitzenzeiten benötigte die Personalabteilung bis zu 12 Stunden pro Woche für Korrekturen, Rückfragen und Abstimmungen mit Führungskräften.
Hinzu kam, dass unterschiedliche Standorte und Funktionsbereiche verschiedene Regelwerke nutzten. Die Folge waren uneinheitliche Prozesse und Medienbrüche. Bei Krankmeldungen oder kurzfristigen Schichtausfällen fehlte eine zentrale Sicht auf verfügbare Mitarbeitende. Das führte nicht nur zu Mehraufwand, sondern auch zu Überstunden, ungleichmäßiger Belastung und vereinzelten Planungsfehlern. Für die Geschäftsführung wurde klar: Ohne systematische Digitalisierung drohten Produktivitätsverluste und eine weiter steigende Abhängigkeit von Einzelwissen. Auch im Vergleich zu größeren Suites wie in der Arbeitszeitmanagementsystem vs. ATOSS wurde deutlich, dass nicht Funktionsumfang allein entscheidend war, sondern die praktische Umsetzbarkeit im Mittelstand.
Lösungsansatz
Nach einer strukturierten Anforderungsanalyse entschied sich Müller & Sohn für Rhyloo als neue Plattform für Zeit- und Schichtmanagement. Ausschlaggebend waren drei Punkte: die praxisnahe Abbildung von Schichtmodellen, die einfache Bedienung für Führungskräfte und die Möglichkeit, Regeln ohne lange Projektlaufzeiten selbst zu pflegen. Die Lösung sollte nicht nur ein weiteres Zeiterfassungstool sein, sondern den kompletten Prozess vom Dienstplan bis zur Freigabe unterstützen.
Die Einführung erfolgte in drei Phasen. Zunächst wurden alle Arbeitszeitmodelle, Zuschlagsregeln und Abwesenheitsarten aus den bestehenden Tabellen und Prozessbeschreibungen konsolidiert. Danach definierte das Projektteam gemeinsam mit HR, Produktion und IT Standardprozesse für Schichtplanung, Urlaubsfreigabe und Korrekturen. Dabei wurde bewusst auf eine schrittweise Einführung gesetzt: Erst die Produktion, dann Logistik und Verwaltung. So konnten Rückmeldungen aus dem Alltag früh berücksichtigt werden.
Im zweiten Schritt wurden die Daten in Rhyloo übertragen und mit dem bestehenden Payroll-Prozess verbunden. Schichtleiter erhielten rollenbasierte Zugänge, um Besetzungen zu prüfen, Ausfälle zu sehen und Änderungen direkt freizugeben. Parallel bekam die Personalabteilung standardisierte Reports für Überstunden, Fehlzeiten und Planabweichungen. Für die Mitarbeitenden wurden die wichtigsten Funktionen über Self-Service verfügbar gemacht, etwa Urlaubsanträge und Einsicht in Zeitkonten. Gerade im Kontext von Schichtplanung und Dienstplanung erwies sich die Kombination aus Transparenz und Regelautomatisierung als entscheidend.
Die Auswahl fiel gegen eine komplexere Unternehmenssuite und zugunsten einer Lösung, die im Mittelstand schneller produktiv wird. Das Projektteam bewertete auch Alternativen und nutzte dafür einen strukturierten Vergleich mit bestehenden Marktangeboten, unter anderem im Rahmen von Arbeitszeitmanagementsystem vs. ATOSS. Entscheidend war am Ende nicht die maximale Funktionsbreite, sondern die Passung zum operativen Alltag. Nach acht Wochen war der erste Standort live; nach weiteren sechs Wochen folgte der zweite Standort.
Ergebnisse
Bereits nach drei Monaten zeigte sich eine deutliche Entlastung im Personalbereich und in der Schichtkoordination. Die Zeit für manuelle Plananpassungen sank von durchschnittlich 12 Stunden auf 4 Stunden pro Woche, also um rund 67 %. Gleichzeitig reduzierten sich Korrekturen in der Zeiterfassung um 58 %, weil Regeln und Freigaben konsistent im System abgebildet waren.
Auch auf operativer Ebene waren die Effekte messbar: Die kurzfristige Unterbesetzung in der Produktion ging innerhalb von vier Monaten um 31 % zurück, da Ausfälle schneller sichtbar und vertreten werden konnten. Die Überstundenquote sank im Vergleich zum Vorquartal um 14 %, obwohl das Produktionsvolumen stabil blieb. Für die Geschäftsführung relevant war zudem die bessere Transparenz bei Personalkosten und Kapazitäten. Monatliche Reports standen nun innerhalb eines Tages statt erst nach mehreren Abstimmungsschleifen zur Verfügung.
Der ROI war nach Schätzung des Unternehmens innerhalb von 11 Monaten erreicht. Grundlage waren eingesparte Arbeitszeit in HR und Führung, weniger Fehlerkorrekturen sowie die Reduktion von Überstunden. Besonders wichtig: Die Akzeptanz bei den Nutzenden war hoch, weil die Bedienung im Alltag einfach blieb und keine zusätzliche Komplexität entstand.
Lessons Learned
Erstens: Ein Arbeitszeitmanagementsystem entfaltet seinen Nutzen nur dann, wenn es die realen Abläufe eines Unternehmens abbildet. Standardfunktionen reichen nicht aus, wenn Schichtmodelle, Tarifregeln und Freigabeprozesse komplex sind.
Zweitens: Die Einführung sollte schrittweise erfolgen. Ein Pilotbereich reduziert Risiken und macht Schwachstellen sichtbar, bevor das System unternehmensweit ausgerollt wird.
Drittens: Die Einbindung von Schichtleitung und HR ist entscheidend. Wer die täglichen Anwender früh beteiligt, erhöht die Datenqualität und senkt den Widerstand bei der Einführung.
Viertens: Transparenz ist nicht nur ein Reporting-Thema. Erst wenn Mitarbeitende, Führungskräfte und Personalabteilung dieselbe Datenbasis nutzen, lassen sich Überstunden, Ausfälle und Kapazitätsengpässe wirksam steuern.
Zusammenfassung
Müller & Sohn ersetzte eine manuelle, fehleranfällige Planung durch Rhyloo und schuf damit ein belastbares System für Zeit- und Schichtmanagement im Mittelstand. Die Einführung reduzierte den administrativen Aufwand spürbar, verbesserte die Planungsqualität und senkte operative Risiken. Für Unternehmen mit komplexen Schichtmodellen zeigt der Fall: Ein praxisnahes Arbeitszeitmanagementsystem kann schnell messbaren Nutzen liefern, wenn Prozesse und System sauber zusammengeführt werden.
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