Modulares Zeitmanagement für mehrere Standorte
Die HavelTech Components GmbH ist ein mittelständischer Zulieferer für industrielle Präzisionsbauteile mit drei Standorten in Brandenburg, Sachsen und Sachsen-Anhalt. 240 Beschäf…
Veröffentlicht am Von ZENO Team
Ausgangssituation
Die HavelTech Components GmbH ist ein mittelständischer Zulieferer für industrielle Präzisionsbauteile mit drei Standorten in Brandenburg, Sachsen und Sachsen-Anhalt. Insgesamt arbeiten 1.240 Beschäftigte im Unternehmen, davon rund 860 in der Produktion, Instandhaltung und Logistik mit Schicht- und Arbeitszeitmodellen. Die Standorte unterscheiden sich in der Auslastung deutlich: Während ein Werk im Drei-Schicht-Betrieb läuft, arbeiten die beiden anderen mit Früh-/Spätschicht, Gleitzeit sowie vereinzelten Rufbereitschaften. Hinzu kamen tarifliche Sonderregelungen, standortspezifische Zuschläge und unterschiedliche Betriebsvereinbarungen.
Die Zeitwirtschaft wurde bis 2023 über getrennte Systeme und teilweise manuelle Prozesse organisiert. Pro Standort existierten eigene Excel-Listen, lokale Freigabeworkflows und unterschiedliche Auswertungslogiken. Die Personalabteilung verbrachte monatlich durchschnittlich 42 Stunden mit der Korrektur von Zeitdaten, Zuschlägen und Abwesenheiten. Für Führungskräfte war der aktuelle Status von Arbeitszeiten nur eingeschränkt sichtbar. Besonders bei Vertretungen zwischen Standorten führten fehlende Transparenz und Medienbrüche zu Verzögerungen.
Mit der geplanten Harmonisierung der HR-Prozesse und dem Wachstum des Unternehmens stieg der Druck, eine einheitliche Lösung einzuführen. Gesucht wurde ein System, das komplexe Zeitmodelle abbilden kann, ohne lokale Besonderheiten zu verlieren. Die Entscheidung fiel auf eine Modulare Zeitwirtschaft Grundlagen basierende Architektur, um Regeln, Rollen und Standorte sauber zu trennen.
Herausforderung
Die größte Schwierigkeit bestand nicht in der reinen Zeiterfassung, sondern in der Kombination aus mehreren Standorten, unterschiedlichen Tariflogiken und variablen Schichtmodellen. Jeder Standort hatte eigene Definitionen für Arbeitsbeginn, Pausen, Kernzeiten, Zuschläge und Genehmigungswege. Dadurch war die Zeitwirtschaft weder konsistent noch skalierbar. Änderungen an Arbeitszeitregeln mussten oft manuell in mehreren Tabellen und Systemen nachgezogen werden.
Die Folgen waren messbar: Fehler in der Monatsabrechnung führten regelmäßig zu Rückfragen von Mitarbeitenden und Korrekturläufen durch HR. Führungskräfte konnten kurzfristige Kapazitätsverschiebungen nur unvollständig abbilden, was die Einsatzplanung in Produktion und Logistik erschwerte. Zudem war die Datenqualität für Auswertungen zu Fehlzeiten, Überstunden und Schichtabdeckung uneinheitlich. Für das Management bedeutete das: geringe Transparenz, hoher Abstimmungsaufwand und eingeschränkte Steuerbarkeit.
Lösungsansatz
HavelTech entschied sich für eine modulare Zeitwirtschaft mit zentraler Regelbasis und standortspezifischen Parametern. Ziel war ein einheitlicher Kern mit flexiblen Modulen für Schichtplanung, Arbeitszeitkonten, Abwesenheiten, Zuschläge und Freigabeprozesse. So konnten gemeinsame Standards geschaffen werden, ohne die Besonderheiten einzelner Werke zu nivellieren. Fachlich orientierte sich das Projekt eng an den Prinzipien von Modulares Zeitmanagement: Struktur für komplexe Modelle, insbesondere an der Trennung von Regelwerk, Benutzerrollen und Standortparametern.
Die Umsetzung erfolgte in vier Schritten. Zunächst wurden alle vorhandenen Zeitmodelle inventarisiert und in ein zentrales Regelset überführt. Dabei wurden 18 Varianten von Arbeitszeitmodellen auf sechs standardisierte Modellgruppen reduziert. Im zweiten Schritt wurden die Schnittstellen zur Lohnabrechnung, zum HR-Stammdatensystem und zur Produktionsplanung vereinheitlicht. Dadurch entfielen manuelle Exporte und doppelte Dateneingaben.
Im dritten Schritt definierte das Projektteam standortspezifische Ausnahmeparameter, etwa für Pausenregeln, Zuschläge und Rufbereitschaften. Diese wurden nicht mehr im Basissystem verändert, sondern als separate Konfiguration gepflegt. Das erlaubte schnelle Anpassungen bei Tarifwechseln oder temporären Produktionsspitzen. Im vierten Schritt wurden Führungskräfte und HR-Mitarbeitende geschult. Ein besonderer Fokus lag auf Schichtplanung und Workforce Management, damit Planung, Freigabe und Zeiterfassung über einen gemeinsamen Prozess laufen. Parallel wurde ein Pilotbetrieb in einem Werk gestartet und nach sechs Wochen auf die beiden anderen Standorte ausgerollt.
Ergebnisse
Bereits drei Monate nach dem Rollout zeigten sich deutliche Verbesserungen. Der monatliche Aufwand der Personalabteilung für Zeitkorrekturen sank von 42 auf 14 Stunden pro Monat und Standortverbund, also um rund 67 %. Die Zahl der manuell nachbearbeiteten Zeitfälle ging von durchschnittlich 180 auf 52 pro Monat zurück.
Auch die Transparenz für Führungskräfte verbesserte sich messbar: Die Verfügbarkeit von tagesaktuellen Arbeitszeit- und Abwesenheitsdaten stieg von geschätzt 70 % auf 98 %. Dadurch konnten kurzfristige Umbesetzungen in der Produktion schneller vorgenommen werden. Die Freigabe von Schichtänderungen dauerte statt bislang 2,4 Tagen im Schnitt nur noch 0,8 Tage.
Finanziell ergab die Umstellung ebenfalls einen klaren Effekt. Durch weniger Fehlerkorrekturen, weniger Rückfragen und effizientere Schichtplanung rechnete HavelTech im ersten Jahr mit einer Kostenentlastung von rund 126.000 Euro. Dem standen Implementierungs- und Schulungskosten von 92.000 Euro gegenüber. Der Return on Investment wurde damit nach etwa neun Monaten erreicht.
Lessons Learned
- Ein zentrales Regelwerk ist wichtiger als ein einheitliches Frontend. Unterschiedliche Standorte lassen sich sauber abbilden, wenn die Logik im Hintergrund standardisiert ist.
- Ausnahmen müssen konfigurierbar bleiben. Wer Sonderregeln direkt im Kernsystem verändert, erzeugt langfristig neue Komplexität.
- Datenqualität entsteht im Prozess, nicht erst in der Auswertung. Einheitliche Freigaben und klare Verantwortlichkeiten reduzieren Korrekturen deutlich.
- Führungskräfte brauchen operative Sicht, nicht nur Berichte. Echtzeitdaten verbessern Einsatzsteuerung und Reaktionsgeschwindigkeit.
- Pilotierung reduziert Risiko. Ein gestufter Rollout macht fachliche Fehler früh sichtbar und erhöht die Akzeptanz.
Zusammenfassung
HavelTech hat mit einer modularen Zeitwirtschaft mehrere komplexe Zeitmodelle an drei Standorten in ein einheitliches, steuerbares System überführt. Der administrative Aufwand sank deutlich, während Transparenz, Datenqualität und Reaktionsgeschwindigkeit stiegen. Entscheidend war die Trennung von zentralen Regeln und standortspezifischen Ausnahmen.
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