Mitarbeiterzeiterfassung im internationalen
240 Mitarbeitenden an drei Standorten in Deutschland, Polen und Tschechien. Das Unternehmen produziert Präzisionskompo…
Veröffentlicht am Von ZENO Team
Ausgangssituation
Die Helixion Manufacturing GmbH ist ein mittelständischer Industriebetrieb mit 1.240 Mitarbeitenden an drei Standorten in Deutschland, Polen und Tschechien. Das Unternehmen produziert Präzisionskomponenten für die Automobil- und Medizintechnik und arbeitet in Schichtmodellen mit hoher Taktung, Zuschlägen und länderübergreifenden Payroll-Prozessen. Die Zeiterfassung erfolgte lange Zeit über unterschiedliche Systeme: Excel-Listen in zwei Werken, eine lokale Terminallösung im Hauptwerk und manuelle Korrekturen per E-Mail für Auslandsgesellschaften. Dadurch entstanden Medienbrüche, uneinheitliche Stammdaten und ein hoher Abstimmungsaufwand zwischen HR, Schichtleitung und Payroll.
Besonders kritisch war, dass die Zeitdaten nicht konsistent für Lohnabrechnung, Arbeitszeitkonten und Compliance-Prüfungen vorlagen. Im Durchschnitt benötigte das HR-Team pro Monat rund 140 Arbeitsstunden für Nachpflege, Plausibilitätsprüfungen und Rückfragen. Zusätzlich stieg der Druck durch interne Audits und nationale Anforderungen an die Dokumentation von Arbeitszeiten. Helixion suchte daher nach einer rechtssicheren Zeitwirtschaftsplattform mit standardisierten Prozessen für mehrere Länder, einer sauberen Rechteverwaltung und der Möglichkeit, Zeiterfassung direkt in bestehende HR- und Payroll-Strukturen zu integrieren.
Herausforderung
Das Kernproblem lag nicht nur in der Erfassung selbst, sondern in der fehlenden Prozesssicherheit entlang der gesamten Kette. Jede Standort- und Landesgesellschaft nutzte eigene Regeln für Arbeitszeitmodelle, Zuschläge und Freigaben. Dadurch waren Auswertungen nur eingeschränkt vergleichbar, und Fehler in der Korrektur wurden oft erst bei der Monatsabrechnung sichtbar. Für Payroll bedeutete das wiederkehrende Rückfragen, verspätete Abrechnungen und ein erhöhtes Risiko von Nachberechnungen.
Hinzu kamen regulatorische Anforderungen: Arbeitszeiten mussten revisionssicher dokumentiert, Zugriffe sauber protokolliert und personenbezogene Daten je nach Land unterschiedlich behandelt werden. Für die IT war die bestehende Landschaft schwer wartbar, für HR zu manuell und für Führungskräfte zu unübersichtlich. Die Geschäftsleitung verlangte deshalb eine Lösung, die internationale Prozesse vereinheitlicht, aber lokale Anforderungen weiterhin abbildet. Im Fokus standen neben Compliance auch Skalierbarkeit, Transparenz und eine deutliche Reduktion des administrativen Aufwands.
Lösungsansatz
Helixion entschied sich für die Einführung einer zentralen, cloudbasierten Zeitwirtschaftsplattform mit standardisierten Workflows für alle drei Länder. Die Auswahl fiel auf eine Lösung, die sowohl Schichtmodelle als auch unterschiedliche Zuschlagslogiken, Mehrarbeitskonten und lokale Freigabeprozesse abbilden konnte. Ausschlaggebend war außerdem, dass sich die Plattform in die bestehende HR- und Payroll-Landschaft integrieren ließ und die Anforderungen an Datenschutz, Rollenrechte und Protokollierung erfüllte.
Die Implementierung erfolgte in vier Schritten. Zunächst wurden die Zeitarten, Arbeitszeitregeln und Freigabeketten gemeinsam mit HR, Payroll, IT und den Standortleitungen harmonisiert. Danach erfolgte die Migration der Stammdaten und Zeitkonten aus den Altsystemen, inklusive Bereinigung historischer Dubletten und fehlerhafter Zuordnungen. Im dritten Schritt wurden die Prozesse zur Mitarbeiterzeiterfassung in HR-Prozesse integrieren so angepasst, dass Buchungen, Abwesenheiten und Korrekturen unmittelbar in nachgelagerte Systeme einfließen. Parallel definierte die Rechts- und Compliance-Abteilung Rollen, Berechtigungen und Aufbewahrungslogiken, um die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Zugriffsschutz zu erfüllen.
Abschließend wurde ein Pilotstandort über acht Wochen produktiv begleitet. Dort testete Helixion Buchungsszenarien für Früh-, Spät- und Nachtschichten, mobile Korrekturen durch Führungskräfte sowie die automatische Übergabe an Payroll. Nach dem erfolgreichen Pilot wurden die übrigen Standorte gestaffelt ausgerollt und mit kurzen Schulungen für Schichtleitungen und HR-Administratoren begleitet. So entstand eine einheitliche Prozessbasis, ohne lokale Besonderheiten zu verlieren.
Ergebnisse
Bereits drei Monate nach dem Go-live zeigten sich deutliche Effekte. Der monatliche Aufwand für manuelle Nachpflege und Abstimmungen sank von rund 140 auf 42 Stunden, also um 70 Prozent. Die Fehlerquote in der Payroll-Vorbereitung reduzierte sich von 8,5 Prozent auf 1,6 Prozent der Abrechnungsfälle. Gleichzeitig verkürzte sich die Freigabe von Zeitdaten im Monatsabschluss von durchschnittlich 6 Arbeitstagen auf 2 Arbeitstage.
Für die Führungskräfte verbesserte sich die Transparenz über Arbeitszeitkonten und offene Korrekturen spürbar. HR konnte Berichte für Audits und interne Prüfungen deutlich schneller bereitstellen, weil Zeitdaten nun zentral und revisionssicher vorlagen. Auch die internationale Abstimmung wurde einfacher: Einheitliche Datenmodelle ersetzten manuelle Exporte und lokale Sonderlösungen. Auf Basis der eingesparten Administrationszeit und reduzierter Korrekturschleifen amortisierte sich die Einführung nach knapp 11 Monaten. Zusätzlich entstand ein messbarer Compliance-Gewinn durch vollständige Protokollierung und konsistente Zugriffsrechte.
Lessons Learned
- Internationale Zeiterfassung scheitert selten an der Technik, sondern meist an uneinheitlichen Prozessen. Eine Standardisierung der Regeln vor der Systemeinführung ist entscheidend.
- Payroll und HR müssen von Beginn an gemeinsam planen. Nur so lassen sich Fehlbuchungen, Medienbrüche und spätere Korrekturschleifen vermeiden.
- Datenschutz und Rollenrechte sind kein Nachtrag, sondern Teil des Kernprozesses. Das gilt besonders bei standortübergreifenden Systemen mit sensiblen Personaldaten.
- Ein Pilotstandort reduziert Risiken. Praxisnahe Tests mit realen Schichtmodellen liefern mehr Erkenntnisse als reine Workshops.
- Der wirtschaftliche Nutzen entsteht nicht nur durch Zeitersparnis, sondern auch durch bessere Datenqualität, schnellere Abschlüsse und geringere Compliance-Risiken.
Zusammenfassung
Helixion Manufacturing ersetzte eine fragmentierte, manuelle Zeiterfassung durch eine zentrale rechtssichere Zeitwirtschaftsplattform für drei Länder. Dadurch sanken Aufwand, Fehlerquote und Abschlusszeiten messbar. Gleichzeitig wurden Payroll, Compliance und IT auf einen einheitlichen, revisionssicheren Prozess standardisiert.
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