Mitarbeiterverwaltung mit Rhyloo in der Industrie
Die Schulte Metalltechnik GmbH ist ein mittelständischer Zulieferer für Maschinen- und Anlagenbau mit 248 Mitarbeitenden an zwei Standorten in Nordrhein-Westfalen. In der Produktion, Instandhaltung u…
Veröffentlicht am Von ZENO Team
Ausgangssituation
Die Schulte Metalltechnik GmbH ist ein mittelständischer Zulieferer für Maschinen- und Anlagenbau mit 248 Mitarbeitenden an zwei Standorten in Nordrhein-Westfalen. In der Produktion, Instandhaltung und im Lager galten unterschiedliche Arbeitszeitmodelle: Früh-, Spät- und Nachtschichten, Gleitzeit für Verwaltung sowie projektbezogene Einsätze im Service. Die Zeiterfassung erfolgte lange Zeit über einen Mix aus Excel-Listen, Papierzetteln und einem lokalen Terminalsystem, das nur eingeschränkt auswertbar war. Für die monatliche Lohnvorbereitung mussten drei HR-Mitarbeiterinnen Daten aus verschiedenen Quellen manuell zusammenführen.
Die Folgen waren spürbar: Korrekturen an Zeitkonten, Nachträge bei Schichttausch und eine hohe Abstimmungsquote zwischen HR, Führungskräften und Mitarbeitenden. Auch die Transparenz über Überstunden, Fehlzeiten und Resturlaube war begrenzt. Die Geschäftsführung suchte deshalb nach einem Arbeitszeitmanagementsystem, das Arbeitszeiten rechtskonform abbildet, Schichtmodelle unterstützt und den administrativen Aufwand im Alltag reduziert. Ziel war nicht nur die Digitalisierung der Zeiterfassung, sondern eine belastbare Grundlage für Personalplanung, Controlling und Payroll.
Herausforderung
Das zentrale Problem war nicht die reine Erfassung von Arbeitszeiten, sondern die fehlende Prozesssicherheit. Rund 18 Prozent der monatlichen Zeitsätze mussten vor der Lohnabrechnung manuell geprüft oder korrigiert werden. Besonders fehleranfällig waren Schichtwechsel, kurzfristige Krankmeldungen und Sonderfälle wie Rufbereitschaft oder Mehrarbeit im Service. Dadurch entstanden Verzögerungen in der Payroll, Rückfragen durch Mitarbeitende und zusätzliche Abstimmungsschleifen mit den Schichtleitern.
Hinzu kam, dass Führungskräfte keinen einheitlichen Überblick über Anwesenheiten und Kapazitäten hatten. Die Produktionsleitung arbeitete mit eigenen Tabellen, während die Verwaltung andere Genehmigungswege nutzte. Für ein Unternehmen mit hohem Takt in der Fertigung war das ein operatives Risiko: Unklare Zeitdaten erschwerten die Einsatzplanung, und fehlende Transparenz führte regelmäßig zu Konflikten über Überstunden und Resturlaube.
Lösungsansatz
Schulte Metalltechnik entschied sich für Rhyloo als zentrales System für Mitarbeiterverwaltung und Arbeitszeitprozesse. Ausschlaggebend waren die Abbildung komplexer Schichtmodelle, die mobile Nutzung für Mitarbeitende ohne festen PC-Arbeitsplatz und die Möglichkeit, Genehmigungen und Auswertungen in einem konsistenten Workflow zu bündeln. Im Vergleich zu vorherigen Insellösungen konnte Rhyloo die Zeitwirtschaft, Urlaubsverwaltung und Freigabeprozesse in einer gemeinsamen Oberfläche zusammenführen. Für die Entscheidung spielte auch der Praxisbezug eine Rolle, wie er in der Case Study „Rhyloo statt Personio: Arbeitszeitprozesse im Alltag“ beschrieben wird.
Die Implementierung erfolgte in vier Schritten. Zunächst wurden alle Arbeitszeitmodelle, Abwesenheitsarten und Genehmigungsregeln mit HR und Betriebsleitung konsolidiert. Danach wurden die Mitarbeitendenstammdaten bereinigt und aus den alten Quellen migriert. Im dritten Schritt richtete das Projektteam standortbezogene Rollen, Freigabeprozesse und mobile Erfassungswege ein. Parallel dazu wurden Schichtleiter und HR in einer kompakten Anwenderschulung auf die neuen Workflows vorbereitet. Abschließend lief ein vierwöchiger Parallelbetrieb, in dem Zeitdaten aus dem Altsystem mit Rhyloo abgeglichen wurden.
Besonders wichtig war die Einführung klarer Verantwortlichkeiten: Mitarbeitende erfassen ihre Zeiten selbst, Vorgesetzte genehmigen Abweichungen, HR prüft nur noch Ausnahmen. So entstand ein standardisierter Prozess, der auch bei hoher Taktung stabil blieb.
Ergebnisse
Bereits drei Monate nach dem Go-live zeigten sich messbare Verbesserungen. Der manuelle Aufwand für die monatliche Zeitprüfung sank von durchschnittlich 14 Stunden pro Woche auf 4,5 Stunden pro Woche. Die Quote der vor der Payroll zu klärenden Zeitsätze reduzierte sich von 18 Prozent auf 4 Prozent. Gleichzeitig verkürzte sich der Freigabeprozess für Urlaubsanträge von durchschnittlich 3,2 Tagen auf 1,1 Tage.
Auch die Transparenz im Unternehmen verbesserte sich deutlich. Führungskräfte konnten Überstunden, Fehlzeiten und Resturlaube standortübergreifend in Echtzeit einsehen. Das senkte Rückfragen aus der Belegschaft um rund 40 Prozent und reduzierte interne Abstimmungen zwischen HR und Produktion spürbar. Für die Geschäftsführung besonders relevant: Durch die bessere Planbarkeit wurden ungeplante Mehrschichten im Quartal nach der Einführung um 12 Prozent reduziert.
Finanziell ergab sich ein positiver Effekt über weniger Korrekturen, geringeren Verwaltungsaufwand und stabilere Payroll-Prozesse. Auf Jahressicht schätzte das Unternehmen die Einsparung auf rund 28.000 Euro. Die Implementierung amortisierte sich damit innerhalb von knapp neun Monaten. Das HR-Software und Personalmanagement im Unternehmen wurde von einer reaktiven Verwaltungsaufgabe zu einem steuerbaren Prozess.
Lessons Learned
Erstens: Ein Arbeitszeitmanagementsystem entfaltet erst dann Wirkung, wenn Prozesse vor der Software sauber definiert sind. Schichtmodelle, Rollen und Freigaben müssen vorab eindeutig festgelegt werden.
Zweitens: Die größte Entlastung entsteht nicht durch reine Zeiterfassung, sondern durch die Reduktion von Ausnahmen. Standardisierte Workflows senken den Prüfaufwand deutlich.
Drittens: Mitarbeitende akzeptieren neue Systeme schneller, wenn Erfassung und Freigaben mobil und verständlich abgebildet sind. Das reduziert Fehler und Rückfragen.
Viertens: Die Einbindung von Produktionsleitung und HR ist entscheidend. Ohne gemeinsame Regeln entstehen neue Insellösungen statt eines einheitlichen Prozesses.
Zusammenfassung
Schulte Metalltechnik ersetzte eine fehleranfällige Mischlandschaft aus Excel, Papier und Einzelsystemen durch Rhyloo als zentrales Arbeitszeitmanagementsystem. Dadurch sanken der manuelle Prüfaufwand, die Anzahl der Korrekturen und die Dauer von Freigaben deutlich. Das Projekt zeigte, dass sich Mitarbeiterverwaltung in der Industrie dann spürbar verbessert, wenn Prozesse, Rollen und Auswertungen konsequent zusammengeführt werden.
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