HR-Software für transparente Personalprozesse
Die HavelTech GmbH ist ein mittelständischer Hersteller von technischen Komponenten mit 248 Mitarbeitenden an einem Standort in Brandenburg. Das Unternehmen arbeitet mit drei Organisationsformen glei…
Veröffentlicht am Von ZENO Team
Ausgangssituation
Die HavelTech GmbH ist ein mittelständischer Hersteller von technischen Komponenten mit 248 Mitarbeitenden an einem Standort in Brandenburg. Das Unternehmen arbeitet mit drei Organisationsformen gleichzeitig: 132 Beschäftigte in der Produktion im Schichtbetrieb, 68 Mitarbeitende in Büro und Verwaltung sowie 48 Mitarbeitende im Außendienst. Die Arbeitszeiten wurden über Jahre mit Excel-Listen, Papierformularen und einer eigenständigen Stempeluhr erfasst. Urlaub, Überstunden und Korrekturen liefen zusätzlich per E-Mail und manuell über die Personalabteilung.
Mit dem Wachstum des Unternehmens stieg die Komplexität deutlich. Monatlich mussten rund 260 Zeitkonten geprüft, fehlerhafte Einträge nachträglich korrigiert und Sonderfälle wie Schichtwechsel, Dienstreisen oder Homeoffice verarbeitet werden. Die Personalabteilung benötigte dafür im Schnitt zwei volle Arbeitstage pro Monatsabschluss. Gleichzeitig fehlte der Geschäftsführung ein verlässlicher Überblick über Auslastung, Fehlzeiten und Überstunden. Besonders im Digitales Arbeitszeitmanagement zeigte sich, dass die vorhandenen Prozesse weder transparent noch skalierbar waren. Für den Mittelstand mit gemischten Arbeitsmodellen war das ein wachsendes Risiko für Fehler, Unzufriedenheit und Zeitverlust.
Herausforderung
Das Kernproblem lag nicht nur in der Erfassung der Arbeitszeiten, sondern in der fehlenden Konsistenz der gesamten Personalprozesse. Jede Abteilung nutzte eigene Regeln, Excel-Versionen und Freigabewege. Dadurch entstanden Medienbrüche, doppelte Pflege und unklare Verantwortlichkeiten. Mitarbeitende im Außendienst meldeten Zeiten häufig erst am Monatsende, Schichtänderungen wurden teils nur telefonisch abgestimmt, und Korrekturen mussten manuell nachgetragen werden.
Die Folgen waren spürbar: Überstunden wurden verspätet sichtbar, Urlaubskonten waren nicht immer aktuell, und die Personalabteilung verbrachte einen großen Teil ihrer Zeit mit Rückfragen statt mit strategischer Arbeit. Auch die Führungskräfte litten unter der Intransparenz, weil sie weder tagesaktuelle Anwesenheiten noch belastbare Auswertungen für Personalplanung und Kapazitätssteuerung erhielten. Für ein Unternehmen mit wechselnden Einsatzorten und Schichtmodellen war das kein reines Verwaltungsproblem, sondern ein operatives Steuerungsdefizit.
Lösungsansatz
HavelTech entschied sich für eine integrierte HR-Software mit digitaler Zeiterfassung, Genehmigungsworkflows und zentralen Auswertungen. Ausschlaggebend war, dass die Lösung sowohl Produktionsschichten als auch Büro- und Außendienstmodelle abbilden konnte. Zusätzlich sollte sie Urlaubsanträge, Abwesenheiten und Korrekturen in einem System bündeln, ohne die bestehenden Abläufe komplett umzustellen. Wichtig war außerdem eine nachvollziehbare Abbildung von Zeitkonten, damit Führungskräfte und Mitarbeitende jederzeit denselben Datenstand sehen konnten. Die Anforderungen an Arbeitszeitkonto & Auswertungen spielten dabei eine zentrale Rolle.
Die Implementierung erfolgte in vier Schritten. Zuerst wurden die bestehenden Regeln für Arbeitszeiten, Pausen, Schichtmodelle und Zuschläge dokumentiert und standardisiert. Danach wurden die Rollen für HR, Führungskräfte und Mitarbeitende definiert, inklusive Freigabegrenzen und Vertretungsregeln. Im dritten Schritt wurden die Zeitmodelle pro Gruppe eingerichtet: Gleitzeit im Büro, feste Schichtpläne in der Produktion und mobile Zeiterfassung für den Außendienst. Anschließend folgte ein Pilot mit zwei Abteilungen über sechs Wochen.
Wichtig war die Schulung der Nutzergruppen. Die Personalabteilung erhielt eine Einführung in Auswertungen, Korrekturen und Stammdatenpflege. Führungskräfte lernten, Abwesenheiten zu prüfen und Freigaben digital zu erteilen. Mitarbeitende konnten Zeiten per Terminal, Web oder Mobilgerät erfassen. Durch die Verbindung von Zeiterfassungssoftware & HR-Software entstand ein durchgängiger Prozess ohne Medienbrüche. Nach dem Pilot wurde das System schrittweise auf alle Bereiche ausgerollt. Die alte Excel-Pflege wurde parallel für einen Abrechnungszyklus weitergeführt, um Daten zu vergleichen und Fehlerquellen sauber zu identifizieren.
Ergebnisse
Bereits nach drei Monaten zeigte sich ein deutlicher Effekt. Die Zeit für den Monatsabschluss in der Personalabteilung sank von durchschnittlich zwei Arbeitstagen auf vier Stunden. Die manuelle Nachbearbeitung von Zeiterfassungen reduzierte sich um 68 Prozent. Gleichzeitig ging die Zahl der Korrekturanfragen aus den Fachbereichen von etwa 45 auf 12 pro Monat zurück.
Auch die Transparenz verbesserte sich messbar: Führungskräfte konnten Fehlzeiten und Überstunden täglich einsehen, nicht erst am Monatsende. Die Quote fehlerhafter Zeitbuchungen sank innerhalb von vier Monaten von 9,5 Prozent auf 2,1 Prozent. Im Außendienst wurden Zeiten zeitnaher erfasst, wodurch die Nachmeldungen am Monatsende um 74 Prozent zurückgingen. Besonders relevant für die Geschäftsführung war die bessere Planbarkeit: Schichtengpässe wurden früher erkannt, und die Personalreserve ließ sich gezielter steuern.
Der ROI war innerhalb von acht Monaten erreicht. Grundlage waren die eingesparten HR-Stunden, weniger Korrekturen und geringere Reibungsverluste in der Planung. Zusätzlich konnte die Personalabteilung einen Teil ihrer Kapazität in Personalentwicklung und Recruiting verlagern, statt operative Nacharbeit zu leisten.
Lessons Learned
- Einheitliche Regeln sind wichtiger als reine Digitalisierung. Ohne standardisierte Zeitmodelle hätte die Software nur alte Probleme schneller abgebildet.
- Die Einführung muss unterschiedliche Arbeitsrealitäten berücksichtigen. Produktion, Büro und Außendienst brauchen nicht dieselben Prozesse, aber dieselbe Datenbasis.
- Transparenz senkt den Abstimmungsaufwand deutlich. Wenn Mitarbeitende und Führungskräfte denselben Kontostand sehen, entstehen weniger Rückfragen.
- Der Pilot in einzelnen Bereichen reduziert Risiken. So konnten Korrekturen früh erkannt und Prozesse vor dem Rollout angepasst werden.
- Auswertungen sind kein Zusatznutzen, sondern ein Kernbestandteil. Erst die Kombination aus Erfassung und Analyse macht Digitales Arbeitszeitmanagement für den Mittelstand wirtschaftlich relevant.
Zusammenfassung
HavelTech ersetzte eine fragmentierte Excel- und Papierwelt durch eine integrierte HR-Software für Zeiterfassung, Freigaben und Auswertungen. Dadurch wurden Personalprozesse transparenter, fehlerärmer und deutlich schneller. Für ein Unternehmen mit Schichtarbeit, Büro und Außendienst war der größte Gewinn nicht nur Zeitersparnis, sondern verlässliche Steuerbarkeit.
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