HR-Software für komplexe Zeitkonten und Schichtplanung
Die Hoffmann Produktionssysteme GmbH ist ein mittelständischer Zulieferer der Metallverarbeitung mit 840 Mitarbeitenden an drei Standorten in Süddeutschland. Das Unternehmen arbeitet in der Fertigung…
Veröffentlicht am Von ZENO Team
Ausgangssituation
Die Hoffmann Produktionssysteme GmbH ist ein mittelständischer Zulieferer der Metallverarbeitung mit 840 Mitarbeitenden an drei Standorten in Süddeutschland. Das Unternehmen arbeitet in der Fertigung im Drei-Schicht-Betrieb, in der Instandhaltung mit Rufbereitschaften und in der Verwaltung mit flexiblen Arbeitszeitmodellen. Zusätzlich gibt es für rund 120 Mitarbeitende individuelle Zeitkonten, Gleitzeitregeln, Zuschläge, Mehrschichtmodelle und standortspezifische Tarifvereinbarungen. Die Zeitwirtschaft wurde über Jahre mit einer Kombination aus Excel-Listen, einer separaten Zeiterfassung und manuellen Freigaben in der Personalabteilung gesteuert.
Die Folge waren hoher Abstimmungsaufwand, fehleranfällige Übertragungen und unterschiedliche Auswertungsstände je Standort. Pro Monat mussten im Durchschnitt mehr als 1.800 Zeitkorrekturen manuell geprüft werden. Die Personalabteilung benötigte für die vorbereitende Lohnabrechnung regelmäßig zwei bis drei zusätzliche Arbeitstage. Gleichzeitig stieg der Druck auf die Führungskräfte, Planungen transparenter und verlässlicher zu gestalten. Vor dem Projekt war klar: Das bestehende System konnte die wachsende Komplexität der Arbeitszeitmodelle nicht mehr sauber abbilden. Gesucht wurde eine Lösung für HR-Software für modulare Zeitwirtschaft, die sich an unterschiedliche Schichtmodelle, Kontenlogiken und Freigabeprozesse anpassen lässt.
Herausforderung
Das Kernproblem lag nicht nur in der Erfassung von Arbeitszeiten, sondern in der unzureichenden Verknüpfung von Planung, Kontenführung und Auswertung. Schichttausch, Mehrarbeit, Korrekturen und Zuschläge wurden in unterschiedlichen Systemen oder per E-Mail dokumentiert. Dadurch entstanden Medienbrüche und widersprüchliche Datenstände. Besonders kritisch war das bei kurzfristigen Änderungen in der Produktion: Wenn Schichten umdisponiert wurden, war oft nicht sofort ersichtlich, welche Auswirkungen das auf Arbeitszeitkonten, Zuschläge und Kapazitätsplanung hatte.
Für das Unternehmen bedeutete das konkrete Risiken: fehlerhafte Abrechnungen, Verzögerungen im Monatsabschluss, unklare Verantwortlichkeiten und eine sinkende Akzeptanz bei Mitarbeitenden und Führungskräften. Zusätzlich erschwerte die dezentrale Datenhaltung die Zusammenarbeit zwischen HR, Werksleitung und Teamleitung. Die Geschäftsführung forderte daher eine Lösung, die sowohl operative Schichtplanung als auch administrative Zeitwirtschaft in einem konsistenten Prozess abbildet und mit bestehenden Systemen verbunden werden kann.
Lösungsansatz
Entschieden wurde sich für eine modulare HR-Software mit integrierter Zeitwirtschaft und Schichtplanung. Ausschlaggebend war, dass die Lösung verschiedene Arbeitszeitmodelle ohne starre Standardlogik abbilden konnte. Wichtig war außerdem die Fähigkeit, Regelwerke standort- und funktionsbezogen zu konfigurieren, ohne für jede Anpassung externe Entwicklung zu benötigen. Im Vorfeld wurde gemeinsam mit HR, Produktion, IT und Controlling eine Prozessaufnahme durchgeführt. Dabei wurden die bestehenden Zeitarten, Kontenmodelle, Schichtregeln und Freigabeschritte dokumentiert und auf Vereinheitlichungspotenzial geprüft.
Die Einführung erfolgte in drei Stufen. Zuerst wurde die Stammdatenbasis konsolidiert: Mitarbeitende, Rollen, Schichtgruppen und Kontenlogiken wurden bereinigt und vereinheitlicht. Anschließend wurden die relevanten Zeitmodelle im System modelliert, darunter Gleitzeit, Dreischicht, Rufbereitschaft und individuelle Sonderregelungen. Parallel wurde die Anbindung an das bestehende Lohnsystem umgesetzt, damit Soll-, Ist- und Zuschlagsdaten automatisiert übertragen werden konnten. Für die technische Einordnung war auch die Frage der Schnittstellen entscheidend; relevant waren insbesondere Aspekte aus HR-Software, Betriebsdatenerfassung und Systemintegration.
Im dritten Schritt wurden Führungskräfte geschult und Freigabeprozesse digitalisiert. Schichtänderungen, Anträge und Korrekturen liefen nun über definierte Workflows mit klaren Zuständigkeiten. Mitarbeitende erhielten Transparenz über Kontostände und genehmigte Änderungen in Echtzeit. Für die Einführung wurde ein Pilotstandort gewählt, um Regeln, Auswertungen und Nutzerakzeptanz vor dem Rollout an den übrigen Standorten zu testen. Nach acht Wochen Pilotbetrieb folgte die Ausweitung auf alle drei Werke. Die modulare Architektur erleichterte dabei die Übertragung der Regeln auf unterschiedliche Bereiche, ohne die Datenlogik jedes Mal neu aufzusetzen.
Ergebnisse
Bereits drei Monate nach dem unternehmensweiten Rollout zeigten sich messbare Verbesserungen. Die monatlich manuell geprüften Zeitkorrekturen sanken von durchschnittlich 1.800 auf 420 Fälle, also um rund 77 Prozent. Die Personalabteilung verkürzte den Vorbereitungsaufwand für die Lohnabrechnung von bis zu drei Arbeitstagen auf einen Tag. Auch die Schichtplanung wurde effizienter: Der Zeitaufwand für kurzfristige Umbuchungen reduzierte sich laut interner Auswertung um etwa 45 Prozent.
Die Transparenz über Zeitkonten und Zuschläge verbesserte sich deutlich. Führungskräfte konnten Abweichungen tagesaktuell nachvollziehen, was Rückfragen aus den Teams spürbar reduzierte. In der Produktion sank die Zahl der fehlerhaften Zuschlagszuordnungen im ersten Halbjahr nach Go-live um 62 Prozent. Gleichzeitig erhöhte sich die Akzeptanz bei Mitarbeitenden, weil Kontostände und Freigaben nachvollziehbar dokumentiert waren. Auf Basis der eingesparten Arbeitszeit und der reduzierten Korrekturaufwände wurde ein ROI nach 14 Monaten erreicht. Besonders wichtig war: Die Lösung stabilisierte nicht nur einzelne Prozesse, sondern die gesamte modulare Zeitwirtschaft über mehrere Standorte hinweg.
Lessons Learned
Erstens: Komplexe Zeitmodelle lassen sich nur sauber abbilden, wenn Planung, Erfassung und Auswertung in einem konsistenten Prozess zusammengeführt werden. Einzelne Insellösungen erzeugen bei Schichtbetrieb schnell Fehler und Mehrarbeit.
Zweitens: Die Qualität der Stammdaten ist ein zentraler Erfolgsfaktor. Bevor Regeln digitalisiert werden, müssen Zeitarten, Konten und Rollen sauber definiert sein. Sonst wird nur alte Komplexität in ein neues System übertragen.
Drittens: Eine Pilotphase an einem realen Standort reduziert Einführungsrisiken erheblich. So lassen sich Sonderfälle, Akzeptanzfragen und Schnittstellenprobleme früh erkennen.
Viertens: Der Nutzen liegt nicht nur in der Zeitersparnis der HR-Abteilung. Auch Führungskräfte und Mitarbeitende profitieren von klaren Regeln, transparenteren Konten und weniger Abstimmungsaufwand.
Zusammenfassung
Die Hoffmann Produktionssysteme GmbH hat ihre komplexe Zeitwirtschaft mit einer modularen HR-Software vereinheitlicht und damit manuelle Korrekturen, Abstimmungsaufwand und Abrechnungsfehler deutlich reduziert. Durch die Kombination aus Schichtplanung, Zeitkontenlogik und Systemintegration entstand ein durchgängiger Prozess für alle Standorte. Das Ergebnis war mehr Transparenz, weniger Aufwand und ein messbarer ROI nach 14 Monaten.
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