Digitale Zeitwirtschaft in der Pflege: Schichten und Regeln
Die MediCare Süd GmbH betreibt drei stationäre Pflegeeinrichtungen und einen ambulanten Pflegedienst in Süddeutschland. Insgesamt arbeiten dort 286 Mitarbeitende, davon 194 in der direkten Pflege. Di…
Veröffentlicht am Von ZENO Team
Ausgangssituation
Die MediCare Süd GmbH betreibt drei stationäre Pflegeeinrichtungen und einen ambulanten Pflegedienst in Süddeutschland. Insgesamt arbeiten dort 286 Mitarbeitende, davon 194 in der direkten Pflege. Die Dienstplanung erfolgte über Jahre hinweg mit einer Kombination aus Excel-Listen, Papierausdrucken und manuellen Abstimmungen per E-Mail oder Telefon. Für die monatliche Abrechnung mussten Arbeitszeiten, Zuschläge, Abwesenheiten und kurzfristige Schichtwechsel aus mehreren Quellen zusammengeführt werden.
Die Rahmenbedingungen waren anspruchsvoll: Früh-, Spät- und Nachtdienste, Wochenend- und Feiertagseinsätze, unterschiedliche Qualifikationen je Station sowie kurzfristige Ausfälle durch Krankheit oder Fortbildungen. Zusätzlich galten tarifliche Regelungen, Pausen- und Ruhezeitvorgaben sowie dokumentationspflichtige Arbeitszeiten im Sinne der gesetzlichen Arbeitszeiterfassung und Compliance. Die Personalabteilung benötigte regelmäßig bis zu fünf Arbeitstage pro Monat, um Zeitdaten für die Lohnabrechnung zu bereinigen. In Spitzenmonaten entstanden bis zu 120 manuelle Korrekturen. Ziel war eine digitale Zeitwirtschaft mit verlässlicheren Prozessen, weniger Fehlern und besserer Transparenz für Führungskräfte und Mitarbeitende.
Herausforderung
Das Kernproblem lag nicht nur in der Erfassung von Zeiten, sondern in der Abbildung komplexer Regeln. Schichten mussten nach Qualifikation, Arbeitszeitgesetz, Tarifvertrag und internen Besetzungsregeln geplant werden. In der Praxis führte das zu Konflikten zwischen Auslastung, Mitarbeiterwünschen und Compliance-Anforderungen. Besonders kritisch waren ungeplante Ausfälle in der Nacht- und Wochenendversorgung, weil die manuelle Nachbesetzung oft zu spät erfolgte.
Für Payroll und HR bedeutete das hohe Nacharbeit: unterschiedliche Zeitquellen, fehlende Nachweise bei Korrekturen und wiederkehrende Rückfragen von Mitarbeitenden zu Zuschlägen oder Salden. Die Führungskräfte in den Einrichtungen hatten zudem keinen einheitlichen Überblick über Soll-, Ist- und Abwesenheitsstände. Dadurch sank die Planungssicherheit, und die Fehlerquote in der Entgeltabrechnung stieg. Die Geschäftsleitung suchte deshalb eine Lösung, die Dienstplanung, Zeiterfassung und Regelprüfung in einem Prozess zusammenführt.
Lösungsansatz
MediCare Süd entschied sich für eine integrierte digitale Zeitwirtschaft mit mobiler Zeiterfassung, regelbasierter Dienstplanung und Schnittstelle zum bestehenden Payroll-System. Ausschlaggebend war, dass die Lösung nicht nur Zeiten dokumentiert, sondern auch Schichtlogik und Prüfregeln automatisiert abbildet. Damit ließ sich die operative Planung enger mit der Entgeltabrechnung verzahnen.
Die Einführung erfolgte in vier Schritten. Zunächst wurden alle relevanten Zeit- und Planungsregeln erfasst: Arbeitszeitmodelle, Pausenregeln, Zuschläge, Ruhezeiten, Qualifikationsanforderungen und Vertretungslogik. Danach wurden die Stammdaten bereinigt und Rollen definiert, damit Stationen, Schichtarten und Kostenstellen eindeutig zugeordnet waren. Im dritten Schritt wurde die Schichtplanung und Mitarbeiterplanung für zwei Pilotbereiche digitalisiert, inklusive automatischer Warnhinweise bei Unterbesetzung, Regelverletzungen und unzulässigen Ruhezeitfolgen. Parallel erhielten Mitarbeitende mobile Zugänge zur Erfassung von Kommen-, Gehen- und Pausenzeiten.
Im vierten Schritt wurde die Lösung in die Lohnvorbereitung integriert. Freigaben, Korrekturen und Zeitkonten liefen nun über einen standardisierten Workflow. So konnte Payroll Abweichungen direkt prüfen, statt Daten aus mehreren Systemen manuell zusammenzuführen. Begleitend wurden die Stationsleitungen geschult, damit sie Planänderungen eigenständig durchführen und die Auswirkungen auf Zuschläge, Dienste und Kapazitäten sofort sehen konnten. Nach acht Wochen Pilotbetrieb wurde die Lösung schrittweise auf alle Einrichtungen ausgerollt.
Ergebnisse
Bereits drei Monate nach dem Rollout zeigte sich ein messbarer Effekt. Der Aufwand für die monatliche Zeitdatenbereinigung sank von durchschnittlich fünf auf zwei Arbeitstage pro Monat, also um rund 60 Prozent. Die Zahl manueller Korrekturen in Payroll reduzierte sich von bis zu 120 auf durchschnittlich 38 pro Monat. Gleichzeitig sank die Fehlerquote bei Zuschlagsabrechnungen deutlich: Vorher mussten im Schnitt 9,5 Prozent der Abrechnungsfälle nachträglich angepasst werden, nach der Einführung lag der Wert bei 2,1 Prozent.
Auch operativ verbesserte sich die Steuerung. Schichtausfälle wurden schneller ersetzt, weil freie Kapazitäten und Qualifikationen in Echtzeit sichtbar waren. Die durchschnittliche Zeit bis zur Nachbesetzung einer offenen Schicht sank von 14 auf 4 Stunden. In den ersten sechs Monaten nach Einführung verringerte sich die Zahl der Unterbesetzungen an Wochenenden um 31 Prozent. Auf Basis der eingesparten Personal- und Nacharbeitszeit ergab sich ein geschätzter ROI nach 11 Monaten.
Lessons Learned
Zeitwirtschaft in der Pflege ist kein reines Erfassungsprojekt. Entscheidend ist die Verbindung von Planung, Regelprüfung und Entgeltabrechnung in einem durchgängigen Prozess.
Die Qualität der Stammdaten bestimmt den Projekterfolg. Ohne saubere Zuordnung von Rollen, Qualifikationen und Kostenstellen lassen sich Schichten nicht verlässlich automatisieren.
Frühe Einbindung von Stationsleitungen reduziert Widerstände. Wenn Führungskräfte die Regeln im System verstehen, nutzen sie die Lösung im Alltag deutlich konsequenter.
Compliance muss sichtbar sein. Automatische Hinweise zu Ruhezeiten, Pausen und Zuschlägen helfen, gesetzliche Arbeitszeiterfassung und Compliance nicht erst im Nachhinein zu prüfen, sondern präventiv einzuhalten.
Ein Pilotbereich ist sinnvoller als der Big Bang. Der stufenweise Rollout senkt Risiken und schafft belastbare Referenzwerte für weitere Standorte.
Zusammenfassung
MediCare Süd hat mit einer digitalen Zeitwirtschaft die Dienstplanung, Zeiterfassung und Payroll enger verzahnt und damit manuelle Nacharbeiten deutlich reduziert. Die Lösung verbesserte Transparenz, Compliance und Reaktionsfähigkeit im Pflegealltag. Besonders wirksam war die automatisierte Regelprüfung für Schichten, Zuschläge und Ruhezeiten.
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