Digitale Zeiterfassung für Produktion und Montage
Die Möller Metalltechnik GmbH ist ein mittelständischer Zulieferer für Maschinenbau und Industrieautomation mit 286 Mitarbeitenden an zwei Standorten in Süddeutschland. Das Unternehmen produziert Bau…
Veröffentlicht am Von ZENO Team
Ausgangssituation
Die Möller Metalltechnik GmbH ist ein mittelständischer Zulieferer für Maschinenbau und Industrieautomation mit 286 Mitarbeitenden an zwei Standorten in Süddeutschland. Das Unternehmen produziert Bauteile für Serienfertigung und übernimmt zusätzlich Montageaufträge bei Kunden vor Ort. In der Produktion arbeiteten Teams im Zwei- und Dreischichtbetrieb, in der Montage wechselten die Einsätze je nach Projekt zwischen Werkhalle, Baustelle und Kundendienst. Die Arbeitszeiten wurden bis 2024 über Excel-Listen, Stempelterminals und manuelle Nachträge in der Lohnabrechnung erfasst.
Die Folge waren hohe Aufwände in der Personalabteilung und wiederkehrende Abstimmungen zwischen Produktion, Montageleitern und HR. Pro Monat mussten rund 1.900 Zeitbuchungen überprüft und korrigiert werden. Besonders fehleranfällig waren Reisezeiten, Schichtwechsel, Überstunden und Zuschläge. Gleichzeitig wuchs der Druck, Arbeitszeiten revisionssicher zu dokumentieren und Transparenz für Führungskräfte zu schaffen. Das Unternehmen suchte deshalb nach einem Arbeitszeitmanagementsystem, das Schichtarbeit, mobile Erfassung und Freigabeprozesse in einem System abbilden konnte.
Herausforderung
Die zentrale Schwachstelle lag nicht in der reinen Erfassung, sondern in der Prozesskette danach. Zeitdaten kamen aus mehreren Quellen, wurden manuell zusammengeführt und erst am Monatsende geprüft. Dadurch entstanden Verzögerungen bei der Lohnvorbereitung, falsche Zuschlagsberechnungen und häufige Rückfragen von Mitarbeitenden. In der Montage fehlte zudem eine saubere Zuordnung von Arbeitszeit, Fahrzeit und Projektkosten.
Für das Unternehmen hatte das direkte Auswirkungen: Die HR-Abteilung band im Schnitt 18 bis 20 Stunden pro Woche allein für Korrekturen und Rückfragen auf. Führungskräfte hatten keine aktuelle Sicht auf Überstundenstände oder Abwesenheiten. Zudem bestand das Risiko, dass gesetzliche Dokumentationspflichten bei bestimmten Arbeitszeitmodellen nicht konsistent erfüllt wurden. Die Geschäftsführung verlangte daher eine Lösung, die sowohl operativ entlastet als auch rechtssicher und skalierbar ist.
Lösungsansatz
Möller Metalltechnik entschied sich für die Einführung eines digitalen Arbeitszeitmanagementsystems mit zentraler Zeitkontenführung, mobilen Buchungsmöglichkeiten und automatisierten Freigabeprozessen. Ausschlaggebend waren drei Anforderungen: eine verlässliche Erfassung im Schichtbetrieb, die mobile Nutzung für die Montage sowie die Möglichkeit, Zuschläge, Pausen und Abwesenheiten regelbasiert abzubilden.
Die Implementierung erfolgte in vier Schritten. Zunächst wurden alle Zeitmodelle analysiert und standardisiert: Früh-, Spät- und Nachtschichten, Bereitschaften, Außeneinsätze, Reisezeiten und projektbezogene Tätigkeiten. Danach wurden Buchungsregeln definiert, etwa automatische Pausenabzüge, Zuschlagslogiken und Freigabeschritte je Team. Im dritten Schritt erhielt die Montage eine mobile App, mit der Mitarbeitende Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Einsatzort direkt am Projekt buchen konnten. In der Produktion wurden vorhandene Terminals weiter genutzt, jedoch mit direkter Anbindung an das neue System.
Parallel schulte das Unternehmen HR, Schichtführer und Montageleiter in einem kompakten Rollout. Wichtig war dabei die Akzeptanz: Die Belegschaft sollte nicht nur erfassen, sondern auch verstehen, warum die Regeln im System hinterlegt sind. Die Einführung wurde zunächst an einem Standort und mit zwei Pilotbereichen gestartet. Nach sechs Wochen wurden die Einstellungen nachjustiert und anschließend auf beide Standorte ausgerollt. Durch die Anbindung an die Lohnvorbereitung entfielen spätere Übertragungsfehler, und HR konnte Zeitdaten bereits unter dem Monat prüfen statt erst zum Monatsende.
Ergebnisse
Bereits drei Monate nach dem Rollout reduzierte sich der Korrekturaufwand in der Personalabteilung deutlich. Die manuelle Prüfung von Zeitbuchungen sank von durchschnittlich 18 bis 20 Stunden pro Woche auf 6 Stunden. Gleichzeitig verringerte sich die Zahl fehlerhafter Lohnrückfragen um 62 Prozent. In der Produktion waren Überstunden und Abwesenheiten erstmals tagesaktuell sichtbar, was die Einsatzplanung spürbar verbesserte.
Auch in der Montage zeigten sich messbare Effekte: Reisezeiten und projektbezogene Arbeitszeiten wurden konsistenter dokumentiert, wodurch Nachfragen aus der Projektleitung um rund 40 Prozent zurückgingen. Die monatliche Abschlusszeit für die Lohnvorbereitung verkürzte sich von vier auf zweieinhalb Tage. Zusätzlich konnte das Unternehmen die Zuschlagsabrechnung stabilisieren; Nachberechnungen sanken innerhalb von sechs Monaten um 78 Prozent.
Der ROI ließ sich ebenfalls nachvollziehen: Durch eingesparte Verwaltungszeit, weniger Korrekturen und geringere Nacharbeit rechnete sich die Einführung nach rund 11 Monaten. Entscheidend war nicht nur die Zeitersparnis, sondern die bessere Datenqualität. Die Geschäftsführung erhielt erstmals belastbare Kennzahlen zu Präsenz, Überstunden und Auslastung je Bereich, ohne manuelle Zwischenauswertungen.
Lessons Learned
Erstens: In Produktion und Montage reicht reine Stempelerfassung nicht aus. Entscheidend ist, dass Schichten, Pausen, Reisezeiten und Freigaben in einem konsistenten Prozess abgebildet werden. Zweitens: Die Akzeptanz steigt deutlich, wenn Regeln transparent sind und Führungskräfte früh eingebunden werden. Drittens: Ein Pilot mit klar abgegrenzten Teams reduziert Risiken und macht Anpassungen vor dem Rollout möglich. Viertens: Die größte Wirkung entsteht meist nicht bei der Erfassung selbst, sondern bei der automatisierten Nachbearbeitung und Anbindung an die Lohnabrechnung. Fünftens: Ein Zeiterfassung und Arbeitszeiterfassung-Konzept sollte immer mit den realen Arbeitsmodellen des Unternehmens starten, nicht mit der Softwarelogik.
Zusammenfassung
Mit der Einführung eines digitalen Arbeitszeitmanagementsystems konnte Möller Metalltechnik die Zeiterfassung für Produktion und Montage deutlich vereinfachen. Der administrative Aufwand sank, die Datenqualität stieg und die Lohnvorbereitung wurde schneller und verlässlicher. Besonders wirksam war die Kombination aus mobiler Erfassung, klaren Regeln und schrittweiser Einführung.
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