Betriebsdatenerfassung in einem Fertigungsunternehmen
Die HavelTech Components GmbH ist ein mittelständischer Fertigungsbetrieb mit 420 Mitarbeitenden an zwei Standorten in Sachsen-Anhalt. Produziert werden Präzisionsbauteile für den Maschinenbau und di…
Veröffentlicht am Von ZENO Team
Ausgangssituation
Die HavelTech Components GmbH ist ein mittelständischer Fertigungsbetrieb mit 420 Mitarbeitenden an zwei Standorten in Sachsen-Anhalt. Produziert werden Präzisionsbauteile für den Maschinenbau und die Automobilzulieferindustrie. Das Unternehmen arbeitet im Drei-Schicht-Betrieb, einzelne Linien laufen zusätzlich am Wochenende. Die Personalabteilung verwaltete Arbeitszeiten, Schichtmodelle, Zuschläge und Abwesenheiten bislang mit einer Kombination aus Excel-Listen, Terminalbuchungen und manuellen Korrekturen in der Lohnvorbereitung.
Mit dem Wachstum der Produktion stiegen die Anforderungen an die modulare Zeitwirtschaft deutlich. Innerhalb von drei Jahren wuchs die Belegschaft um 18 %, gleichzeitig wurden neue Arbeitszeitmodelle für Instandhaltung, Logistik und Qualitätsmanagement eingeführt. Besonders anspruchsvoll waren gleitende Übergaben zwischen Schichten, tariflich geregelte Zuschläge sowie kurzfristige Umplanungen bei Maschinenstillständen. Jede Woche mussten im Durchschnitt rund 240 Korrekturen an Zeitdaten geprüft werden. Die Personalabteilung benötigte dafür im Schnitt 14 Stunden pro Woche; die Produktionsleitung hatte keinen tagesaktuellen Überblick über Anwesenheiten, Überstunden oder Fehlzeiten.
Herausforderung
Das Kernproblem war nicht die Zeiterfassung selbst, sondern die fehlende Verknüpfung zwischen Betriebsdatenerfassung, Schichtplanung und Personaladministration. Zeitbuchungen aus Terminals mussten manuell mit den Produktionsdaten abgeglichen werden, um Mehrarbeit, Schichttausch oder Störzeiten korrekt zu bewerten. Fehler führten regelmäßig zu Rückfragen der Mitarbeitenden und zu Korrekturen in der Entgeltabrechnung.
Die Folgen waren messbar: Verzögerungen in der Lohnvorbereitung von bis zu vier Tagen, erhöhte Fehlerquoten bei Zuschlägen und eine unzuverlässige Datengrundlage für Personaldisposition und Führungskräfte. Gleichzeitig wuchs der Druck durch Audit-Anforderungen und den Wunsch der Geschäftsführung nach belastbaren Kennzahlen zu Anwesenheit, Produktivität und Kapazitätsauslastung. Das bestehende System war für Standardfälle geeignet, nicht aber für ein Unternehmen mit komplexen Schicht- und Arbeitszeitmodellen.
Lösungsansatz
HavelTech entschied sich für eine schrittweise Einführung einer modularen Zeitwirtschaft mit integrierter Betriebsdatenerfassung. Ziel war eine Lösung, die sowohl die produktionsnahen Zeitdaten als auch HR-relevante Informationen in einem einheitlichen Prozess zusammenführt. Ausschlaggebend waren die hohe Anpassbarkeit an mehrere Standorte, die Möglichkeit zur Abbildung verschiedener Tarif- und Schichtregeln sowie die bessere Anschlussfähigkeit an das bestehende ERP- und Lohnsystem.
Die Umsetzung erfolgte in vier Schritten. Zunächst wurden alle Arbeitszeitmodelle, Zuschlagsregeln und Korrekturprozesse standardisiert und dokumentiert. Anschließend wurden die Terminals, Schichtpläne und Abwesenheitsdaten über eine zentrale Plattform konsolidiert. Im dritten Schritt wurden die Betriebsdaten aus der Fertigung mit den Zeitdaten verbunden, sodass produktionsbedingte Abweichungen automatisiert erkannt und korrekt bewertet werden konnten. Dazu wurde auch die Schnittstelle zur Personalsoftware neu aufgesetzt, orientiert an den Prinzipien aus dem Beitrag „Betriebsdatenerfassung mit Zeitwirtschaft verbinden“.
Parallel erhielt die HR-Abteilung rollenbasierte Dashboards für Freigaben, Korrekturen und Auswertungen. Führungskräfte bekamen tagesaktuelle Übersichten zu Anwesenheit, Überstunden und Fehlzeiten je Team. Ein Pilotbereich mit 90 Mitarbeitenden testete die Lösung über acht Wochen, bevor sie auf beide Standorte ausgerollt wurde. Die Einführung wurde durch Schulungen für Personal, Meister und Schichtleiter begleitet. Entscheidend war, dass nicht nur Software eingeführt wurde, sondern ein klar definierter End-to-End-Prozess für Zeitwirtschaft, Betriebsdaten und Entgeltvorbereitung.
Ergebnisse
Bereits nach sechs Monaten zeigte sich eine deutliche Entlastung. Der manuelle Prüfaufwand in der Personalabteilung sank von durchschnittlich 14 auf 5 Stunden pro Woche, also um rund 64 %. Die Zahl der wöchentlichen Korrekturen an Zeitdaten reduzierte sich von 240 auf 70 Fälle. Die Verzögerung in der Lohnvorbereitung verringerte sich von bis zu vier Tagen auf einen halben Tag.
Auch die Datenqualität verbesserte sich messbar: Die Fehlerquote bei Zuschlägen und Schichtauswertungen sank laut interner Prüfung von 6,8 % auf 1,4 %. Führungskräfte nutzten die neuen Auswertungen, um Schichtbesetzungen schneller anzupassen; ungeplante Unterbesetzungen gingen im betrachteten Zeitraum um 22 % zurück. Zusätzlich konnte HavelTech durch die bessere Transparenz der Arbeitszeiten Überstunden gezielter steuern und im ersten Jahr rund 310 Überstunden pro Monat vermeiden.
Der wirtschaftliche Effekt war ebenfalls klar: Durch die reduzierte manuelle Nacharbeit, weniger Abrechnungsfehler und eine effizientere Personaldisposition ergab sich eine geschätzte Amortisationszeit von 14 Monaten. Vor allem aber entstand eine belastbare Grundlage für HR-Software, Betriebsdatenerfassung und Systemintegration, die den Betrieb an beiden Standorten standardisiert und skalierbar gemacht hat.
Lessons Learned
- Komplexe Schichtmodelle lassen sich nur dann sauber abbilden, wenn Zeitwirtschaft, Betriebsdaten und Entgeltlogik gemeinsam betrachtet werden. Einzelne Insellösungen erzeugen sonst neue manuelle Schritte.
- Eine saubere Prozessaufnahme vor dem Rollout ist entscheidend. Standardisierte Regeln reduzieren spätere Korrekturen stärker als jede zusätzliche Funktion.
- Ein Pilotbereich mit klar definierten Kennzahlen senkt das Projektrisiko und verbessert die Akzeptanz bei Führungskräften und Mitarbeitenden.
- Transparente Dashboards für HR und Produktion schaffen nicht nur Kontrolle, sondern verkürzen Abstimmungen im Tagesgeschäft.
- Der größte Nutzen entsteht nicht durch die reine Erfassung von Zeiten, sondern durch die Verknüpfung mit operativen Produktionsdaten.
Zusammenfassung
HavelTech Components hat mit einer modularen Zeitwirtschaft die Betriebsdatenerfassung mit der Schicht- und Personalplanung verzahnt. Dadurch sanken der manuelle Aufwand, die Fehlerquote und die Verzögerung in der Lohnvorbereitung deutlich. Für Fertigungsunternehmen mit komplexen Arbeitszeitmodellen zeigt der Fall: Der Nutzen entsteht vor allem durch integrierte Prozesse und belastbare Daten, nicht durch isolierte Erfassung.
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