Arbeitszeitkonto und Projektzeiterfassung im Service
Die Becker Service GmbH ist ein mittelständischer Techniker- und Service-Dienstleister mit 186 Mitarbeitenden an drei Standorten in Süddeutschland. Das Unternehmen betreut industrielle Anlagen im Auß…
Veröffentlicht am Von ZENO Team
Ausgangssituation
Die Becker Service GmbH ist ein mittelständischer Techniker- und Service-Dienstleister mit 186 Mitarbeitenden an drei Standorten in Süddeutschland. Das Unternehmen betreut industrielle Anlagen im Außendienst, organisiert Wartungseinsätze, Störungsbehebungen und projektbezogene Umbauten bei Kunden aus Maschinenbau, Lebensmittelproduktion und Logistik. Etwa 120 Mitarbeitende arbeiten regelmäßig in wechselnden Projektteams; rund 40 Personen sind im technischen Innendienst tätig, der Rest in Administration und Disposition. Vor der Einführung des neuen Systems wurden Arbeitszeiten in Excel-Listen, im ERP und über separate Projektblätter dokumentiert. Jede Niederlassung hatte eigene Regeln für Zuschläge, Reisezeiten und Gleitzeitkonten.
Mit wachsendem Projektgeschäft stieg der administrative Aufwand deutlich. Pro Monat mussten im Schnitt 1.900 Zeiterfassungsbuchungen manuell geprüft, korrigiert und in die Lohnvorbereitung übertragen werden. Gleichzeitig fehlte eine belastbare Transparenz darüber, wie viel Zeit tatsächlich auf Projekte, Serviceeinsätze oder interne Tätigkeiten entfiel. Für die Geschäftsführung wurde das zu einem Steuerungsproblem: Deckungsbeiträge je Auftrag waren nur verzögert sichtbar, und die Personalabteilung musste regelmäßig Rückfragen zu Kontoständen, Überstunden und fehlerhaften Buchungen beantworten. Gesucht wurde daher ein Arbeitszeitmanagementsystem mit integrierter Projektzeiterfassung, das sowohl im Außendienst als auch im Innendienst funktioniert.
Herausforderung
Das Kernproblem lag nicht nur in der Medienbrüche, sondern in der fehlenden Einheitlichkeit. Serviceeinsätze wurden oft erst Tage später nachgetragen, Reisezeiten unterschiedlich bewertet und Projektstunden nicht sauber von allgemeinen Servicezeiten getrennt. Dadurch entstanden Abweichungen zwischen tatsächlicher Leistung und abrechnungsfähiger Zeit. In einzelnen Monaten lagen bis zu 11 Prozent der erfassten Stunden in Klärung, weil Buchungen fehlten oder falsch zugeordnet waren.
Die Auswirkungen waren betriebswirtschaftlich spürbar: Projektleiter hatten keine tagesaktuellen Daten für Auslastung und Nachkalkulation, die Lohnabrechnung benötigte im Durchschnitt fünf Arbeitstage für die Finalisierung der Zeitdaten, und die Führung musste Entscheidungen auf Basis unvollständiger Informationen treffen. Zusätzlich stieg das Risiko von Fehlern bei Arbeitszeitkonten, Überstunden und Zuschlägen. Für ein Unternehmen mit hoher Einsatzdynamik war klar: Ohne verlässliche Projektzeiterfassung und nachvollziehbare Kontenlogik blieb die operative Steuerung zu langsam und zu fehleranfällig.
Lösungsansatz
Becker Service entschied sich für die Einführung eines integrierten Systems für Arbeitszeitkonten, Projektzeiten und mobile Erfassung. Ausschlaggebend waren drei Kriterien: eine mobile Nutzung für Techniker im Einsatz, eine klare Abbildung von Arbeitszeitregeln je Standort und die direkte Übergabe an die Lohnvorbereitung. Die Auswahl orientierte sich zudem an Best Practices aus der Praxis, wie sie auch in den Top Methoden für Projektzeiterfassung im Mittelstand beschrieben werden: einfache Buchungslogik, geringe Erfassungsbarrieren und valide Auswertungen für Projektcontrolling.
Die Einführung erfolgte in drei Schritten. Zunächst wurden die Arbeitszeitmodelle vereinheitlicht: Kernarbeitszeiten, Gleitzeitgrenzen, Reisezeitregelungen und Zuschlagslogiken wurden standortübergreifend definiert. Danach wurden alle Projekte mit eindeutigen Kostenstellen und Leistungsarten angelegt, sodass Serviceeinsätze, Wartung, Inbetriebnahmen und interne Tätigkeiten sauber getrennt erfasst werden konnten. Im dritten Schritt erfolgte der Rollout an die Mitarbeitenden: Techniker erhielten eine mobile Erfassungsoberfläche, die Buchungen per Smartphone oder Terminal ermöglichte; die Disposition bekam Dashboards für Tagessteuerung und Kapazitätsplanung.
Parallel dazu wurden Freigabeprozesse eingeführt. Teamleiter prüften Abwesenheiten, Projektzeiten und Korrekturen vor der Übergabe an HR und Payroll. Schulungen fanden in kurzen Einheiten statt, ergänzt durch Leitfäden für häufige Buchungssituationen, etwa bei mehrtägigen Außendiensteinsätzen oder Mischprojekten mit Reise- und Serviceanteilen. Innerhalb von sechs Wochen war das System in allen drei Standorten produktiv im Einsatz.
Ergebnisse
Bereits nach drei Monaten zeigten sich messbare Effekte. Der manuelle Aufwand für die Prüfung und Korrektur von Zeitdaten sank von durchschnittlich 18 Stunden pro Woche auf 7 Stunden pro Woche, was einer Reduktion um 61 Prozent entspricht. Die Lohnvorbereitung verkürzte sich von fünf auf zwei Arbeitstage. Gleichzeitig verringerte sich der Anteil klärungsbedürftiger Buchungen von 11 auf 3 Prozent.
Auch auf Projektebene verbesserten sich die Kennzahlen deutlich. Die Geschäftsführung erhielt erstmals wöchentliche Auswertungen zu abrechenbaren Stunden, internen Zeiten und Reiseanteilen. Dadurch sank der Anteil nicht produktiver Zeiten in Pilotprojekten im ersten Halbjahr um 8 Prozentpunkte. Bei wiederkehrenden Serviceaufträgen konnte die Nachkalkulation schneller erfolgen, weil Leistungszeiten direkt den richtigen Projekten zugeordnet waren. Die Transparenz im Arbeitszeitkonto und Projektzeiterfassung half außerdem, Überstundenkonten fairer zu steuern und Belastungsspitzen früher zu erkennen.
Finanziell zahlte sich das Projekt innerhalb von zehn Monaten aus. Einsparungen entstanden vor allem durch weniger Administrationsaufwand, reduzierte Korrekturschleifen und bessere Auswertbarkeit für die Projektsteuerung. Der errechnete ROI lag im ersten Jahr bei rund 180 Prozent.
Lessons Learned
Erstens: Projektzeiterfassung funktioniert nur dann zuverlässig, wenn die Buchungslogik einfach und eindeutig ist. Zu viele Freitexte oder Sonderfälle erhöhen den Korrekturaufwand und senken die Akzeptanz.
Zweitens: Ein Arbeitszeitmanagementsystem entfaltet seinen Nutzen erst dann vollständig, wenn HR, Operations und Projektleitung gemeinsam Regeln definieren. Isolierte Lösungen schaffen neue Abweichungen statt Transparenz.
Drittens: Mobile Erfassung ist im Service kein Zusatznutzen, sondern Voraussetzung. Wer Außendienste, Reisezeiten und Projektarbeit abbilden will, braucht eine Erfassung, die direkt im Arbeitsalltag nutzbar ist.
Viertens: Früh definierte Freigabeprozesse verhindern, dass fehlerhafte Buchungen bis in die Lohnabrechnung durchlaufen. Das spart Zeit und reduziert Rückfragen.
Zusammenfassung
Die Becker Service GmbH hat mit einem integrierten System für Arbeitszeitkonten und Projektzeiterfassung ihre Zeiterfassung standardisiert und die operative Transparenz deutlich erhöht. Der administrative Aufwand sank spürbar, während die Datenqualität für HR, Projektleitung und Geschäftsführung stieg. Das Projekt zeigte, dass ein sauber eingeführtes Arbeitszeitmanagementsystem im Service nicht nur Prozesse vereinfacht, sondern auch wirtschaftliche Effekte erzeugt.
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