Arbeitszeiterfassung 2026: Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung beschäftigt Personalabteilungen seit Jahren. Nachdem der Europäische Gerichtshof 2019 im sogenannten Stechuhr-Urteil ein objektives, verlässliches und zugängliches Erfassungssystem gefordert hatte, hat das Bundesarbeitsgericht mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) klargestellt: Bereits nach geltendem Recht sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zu erfassen. Abgeleitet wird diese Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz.

Was bedeutet das für Ihren Betrieb?

Die Rechtsprechung verlangt kein bestimmtes Medium, wohl aber ein System, das drei Angaben zuverlässig festhält:

• Beginn der täglichen Arbeitszeit
• Ende der täglichen Arbeitszeit
• Dauer inklusive der genommenen Pausen

Eine rein manuelle Zettelwirtschaft ist rechtlich zwar nicht ausdrücklich verboten, in der Praxis aber fehleranfällig und kaum revisionssicher. Der Referentenentwurf zur Novelle des Arbeitszeitgesetzes sieht darüber hinaus eine grundsätzlich elektronische Aufzeichnung vor – mit Übergangsfristen für kleinere Unternehmen.

Die gesetzlichen Grenzen im Blick behalten

Erfassung ist kein Selbstzweck: Sie dient dazu, die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) einzuhalten. Die wichtigsten Leitplanken:

• § 3 ArbZG – die werktägliche Arbeitszeit beträgt maximal 8 Stunden und darf nur dann auf 10 Stunden verlängert werden, wenn im Durchschnitt von sechs Monaten 8 Stunden nicht überschritten werden.
• § 4 ArbZG – vorgeschriebene Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden und 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden Arbeit.
• § 5 ArbZG – eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens 11 Stunden nach Arbeitsende.
• § 9 ArbZG – das grundsätzliche Verbot der Sonn- und Feiertagsarbeit, von dem § 10 ArbZG für bestimmte Branchen Ausnahmen zulässt.
• § 11 ArbZG – für zulässige Sonn- und Feiertagsarbeit gilt: mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen beschäftigungsfrei bleiben, und für jeden Arbeitssonntag ist ein Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen zu gewähren (bei Feiertagen innerhalb von acht Wochen).

Wer diese Grenzen verlässlich dokumentiert, weist im Zweifel nach, dass Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen und der Ausgleich für Sonntagsarbeit eingehalten wurden.

So unterstützt RHYLOO

RHYLOO erfasst Beginn, Ende und Pausen automatisch – per App, Terminal oder Kiosk – und prüft die Buchungen unmittelbar gegen die gesetzlichen Vorgaben. Überschreitungen der Höchstarbeitszeit, zu kurze Ruhezeiten oder ein fehlender Ersatzruhetag nach Sonntagsarbeit werden sofort sichtbar, bevor daraus ein Compliance-Problem wird. Die Aufzeichnungen sind revisionssicher gespeichert und lassen sich für Prüfungen jederzeit exportieren.

Hinweis: Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Massgeblich sind stets die aktuelle Gesetzeslage und Ihre betrieblichen Vereinbarungen.